Hybridation des espaces de travail : vers un modèle de Facility Management flexible

Alors que le travail hybride devient la norme, combinant travail à distance et en présentiel, il est crucial de comprendre comment ces changements impactent les exigences en matière de facility management.

Publié le

27.5.2024

par

Laura Belmonte

L’hybridation des espaces de travail est une tendance émergente qui transforme profondément la gestion des installations et l'organisation des espaces de travail. Pour les directions de l'environnement de travail (DET), cette évolution représente à la fois un défi et une opportunité de repenser leurs stratégies pour améliorer le bien-être et la productivité des employés.

Le bureau, un vrai couteau suisse

Évolution des besoins et des attentes

Avec l'essor du télétravail, le rôle du bureau a évolué. Autrefois centre névralgique de l'activité professionnelle, il devient désormais un lieu de collaboration, de socialisation et d'innovation. Les attentes des employés en matière d'expérience au bureau ont évolué vers une demande accrue de flexibilité, de confort ergonomique, de technologie avancée, de bien-être et de personnalisation des espaces. Les DET doivent donc adopter une approche holistique pour concevoir des environnements de travail qui répondent à ces besoins diversifiés et en constante évolution.

L’importance d’optimiser l’expérience collaborateur

L'engagement des collaborateurs est un facteur clé de réussite dans un environnement de travail hybride. Il est essentiel de créer des espaces qui favorisent les échanges et la cohésion d'équipe. Des initiatives telles que le flex office, où les espaces individuels sont réduits au profit d'espaces collectifs, peuvent encourager l'intelligence collective. Cependant, cette flexibilité à tout prix pose des défis, notamment en termes de culture d'équipe. Il est crucial de trouver un équilibre pour que les employés se sentent toujours attachés à leur lieu de travail, même en l'absence d'un bureau attitré.

Le flex office et ses défis

Le flex office, pratiqué par seulement 8 % des salariés français avant la pandémie, concerne aujourd'hui 26 % d'entre eux et pourrait atteindre 40 % dans les deux prochaines années (JLL). Ce modèle d'organisation nécessite une gestion intelligente des espaces pour éviter les problèmes de disponibilité et d'appropriation. Les DET doivent mettre en place des outils et des technologies pour assurer une utilisation efficace de ces espaces.

💡 Découvrez nos 10 conseils pour améliorer l’aménagement et la gestion du flex office

Comprendre comment les espaces servent-ils le travail ?

Aménagement des espaces : maximiser l’efficacité

Dans un environnement de travail hybride, il est essentiel d'organiser les bureaux en zones dédiées pour différentes activités. Elles comprennent des espaces de concentration pour les tâches individuelles, des espaces collaboratifs pour les réunions et les discussions d'équipe, et des zones de détente pour le repos. L'utilisation de ces zones spécifiques permet de réduire les distractions et d'augmenter la productivité en répondant aux besoins variés des employés au fil de la journée.

Intégration des technologies pour la flexibilité

L'intégration de technologies avancées est cruciale pour soutenir la mobilité des employés dans un espace de travail hybride. Les solutions technologiques, telles que les outils de visioconférence et les plateformes de gestion de projet, permettent aux employés de collaborer efficacement, qu'ils soient au bureau ou à distance. Cela assure une continuité du travail et maintient les équipes connectées et productives. Les espaces doivent également être équipés de technologies intelligentes, comme des systèmes de réservation de salles et des capteurs pour suivre l'utilisation des espaces (La solution idéale et tout-en-un est présentée juste après 🤫).

Et pour une solution spécialisée sur la gestion du travail hybride ? Notre partenaire Semana 🤝

Il permet de simplifier la coordination du télétravail et l’affectation des espaces, essentielles dans le contexte actuel où les modèles de travail sont de plus en plus flexibles. Semana offre une gestion personnalisable du télétravail qui permet aux managers de définir des politiques adaptées à chaque équipe, assurant ainsi une efficacité accrue. Elle s’intègre avec les outils SIRH et les plateformes telles que Google, Microsoft et Teams, facilitant la gestion quotidienne des équipes dispersées. Enfin, Semana aide à renforcer le lien social et la collaboration entre les collaborateurs, tout en optimisant l’utilisation des espaces de bureau.

Espaces adaptables et réactifs

Comme nous l’avons évoqué plus haut, les espaces de travail hybrides doivent être facilement reconfigurables pour répondre aux besoins changeants des collaborateurs. L'utilisation de meubles modulaires et de cloisons mobiles permet de transformer rapidement les espaces en fonction des projets et des besoins des employés. Cette adaptabilité est essentielle pour maximiser l'utilisation des ressources et offrir un environnement de travail dynamique et réactif. Les entreprises peuvent ainsi optimiser l'utilisation de leurs espaces tout en répondant aux exigences de flexibilité inhérentes au travail hybride.

Avec toutes ces évolutions, le rôle du facility management devient encore plus central, il est alors crucial de disposer d'outils de gestion performants.

Vers une gestion intelligente et optimisée des espaces

MerciYanis aide les DET à proposer des espaces de travail flexibles et intelligents. La plateforme MerciYanis centralise les activités des directions de l’environnement de travail grâce à une plateforme intégrant des capteurs IoT. Cela permet de collecter et analyser des données en temps réel, facilitant ainsi la prise de décisions. Les fonctionnalités incluent notamment la gestion des demandes, la traçabilité des prestations et le contrôle de la qualité de l’air, assurant un environnement sain, sûr, agréable et durable.

Surveillance en temps réel

Les solutions IoT permettent aux facility managers de surveiller en temps réel les performances et les conditions de leurs équipements. Par exemple, Crédit Agricole utilise des capteurs pour surveiller la qualité de l'air, la température et le taux de CO2, garantissant ainsi un environnement conforme aux normes de sobriété énergétique. Et si quelque chose ne va pas, pas de panique ! Une alerte est envoyée sur la plateforme MerciYanis dès que les seuils fixés personnalisés sont atteints.

Gestion intelligente des actifs

Grâce à la connectivité des dispositifs, il est possible de suivre l'emplacement, l'utilisation et l'état des actifs, tels que les équipements de bureau, les véhicules et les machines.

MerciYanis se connecte avec DIMO Maint, un fournisseur de solutions de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO). Cela permet aux entreprises de planifier et de gérer plus efficacement l'utilisation de leurs actifs, d'optimiser les coûts de maintenance et de réduire les pertes liées aux vols ou aux dommages. En résumé, DIMO Maint automatise les processus de maintenance, simplifie les interventions et aide à suivre les bons indicateurs.

Optimisation des ressources

Manutan utilise des capteurs de présence pour ajuster automatiquement l'éclairage et la température en fonction de l'occupation des espaces. Par exemple, si une zone est constamment sous-utilisée, le système de gestion technique des bâtiments (GTB) peut proposer des ajustements pour réaffecter cet espace à des fins plus efficaces. Cette approche proactive permet d'optimiser l'utilisation des ressources, d'améliorer la productivité des employés et de réduire les coûts liés à la gestion de l'espace.

💡 Découvrez le cas de l’entreprise Manutan : un modèle de bâtiment connecté

Amélioration de l’expérience des occupants

MerciYanis y participe grâce à l'utilisation de QR codes, boutons connectés et la plateforme de ticketing. Ces outils permettent aux collaborateurs de signaler rapidement les anomalies, améliorant ainsi la gestion des problèmes. Cette approche proactive implique davantage les collaborateurs, améliorant leur Qualité de Vie et Conditions de Travail (QVCT). Chez Siaci Saint Honoré, l'adoption de ces dispositifs a permis de résoudre efficacement des problèmes quotidiens tels que les pannes de photocopieurs et les distributeurs bloqués, grâce à une intégration avec leur GMAO qui automatise le routage des tickets. Cela a amélioré le confort et la réactivité des équipes, contribuant à une meilleure certification HQE et au bien-être des occupants.

Ce qu'il faut retenir :

✅ L’hybridation des espaces de travail transforme la gestion des installations

✅ L'intégration de technologies avancées soutient la mobilité et l'optimisation des ressources

✅ MerciYanis : un outil pour les DET face à l’hybridation des espaces de travail

Proposez des locaux sains, sûrs, agréables et durables grâce à MerciYanis.

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