10 conseils pour améliorer l’aménagement et la gestion du flex office

Le flex office, loin d'être un simple effet de mode, répond à des besoins profonds : maximiser l'utilisation de l'espace, encourager la collaboration et offrir aux employés une meilleure expérience au travail. Cependant, réussir la transition vers ce modèle requiert plus qu'une simple réorganisation des meubles de bureau. Il est impératif de mettre en œuvre des stratégies bien pensées et d'adopter les bonnes pratiques.

Publié le

9.10.2023

par

Laura Belmonte

À l'ère de la transformation digitale et de la quête incessante de flexibilité, le concept de flex office s'impose comme une solution innovante pour repenser nos espaces de travail. Le flex office, loin d'être un simple effet de mode, répond à des besoins profonds : maximiser l'utilisation de l'espace, encourager la collaboration et offrir aux employés une meilleure expérience au travail. Cependant, réussir la transition vers ce modèle requiert plus qu'une simple réorganisation des meubles de bureau. Il est impératif de mettre en œuvre des stratégies bien pensées et d'adopter les bonnes pratiques.

👉 Consultez également notre article sur le sujet « Flex office : véritable opportunité de flexibilité ou cadeau empoisonné ? »

Les briques de base pour un flex office réussi

Conseil 1 : Comprendre comment vos équipes travaillent

Sont-elles plus efficaces en petits groupes ou préfèrent-elles un environnement isolé ? Aiment-elles se retrouver dans un espace de coworking ou préfèrent-elles des bureaux individuels ? Une évaluation approfondie des besoins et des préférences des employés permet non seulement d'ajuster l'aménagement de l'espace mais aussi d'anticiper les besoins en équipements ergonomiques ou technologiques. Une enquête interne ou des sessions de brainstorming peuvent être de bons moyens pour recueillir ces informations cruciales.

Conseil 2 : Favoriser la modularité

Le mobilier modulable, les tables à roulettes et les chaises légères sont des indispensables dans un flex office. Ils permettent un réarrangement facile des espaces de travail selon les besoins. Il est important de reconnaître que différents métiers requièrent des configurations de travail variées. Par exemple, certains professionnels peuvent avoir besoin de plusieurs moniteurs, tandis que d'autres exigent des bureaux plus spacieux ou des mesures d'insonorisation spécifiques en raison d'une activité nécessitant de nombreux appels téléphoniques (nos commerciaux ne vous diront pas le contraire 😉)

Conseil 3 : Établir des règles collectives

Avant toute chose, assurez-vous de communiquer ouvertement avec vos employés au sujet des changements à venir. Utilisez des canaux de communication variés comme les e-mails, les réunions et les panneaux d'affichage internes pour diffuser les nouvelles directives. Créez un ensemble de règles de conduite dans les espaces partagés et clarifiez les types d'activités qui sont appropriées pour chaque zone. Par exemple, indiquez les espaces dédiés aux appels téléphoniques, aux réunions, aux tâches qui requièrent de la concentration, etc.🚦 Des panneaux de signalisation au bureau peuvent servir de GPS pour orienter vos collaborateurs ou les remettre sur la bonne voie.

Comment la technologie peut améliorer le flex office ?

Conseil 4 : Utiliser des capteurs pour la gestion de l'espace

Avec le flex office, vous avez la possibilité de diminuer le nombre de postes de travail fixes, optimisant ainsi l'utilisation de l'espace. Installez des capteurs de présence thermiques qui vous offrent des informations en direct sur l'occupation des différents espaces. Faciles à mettre en place, ils peuvent être positionnés soit sous les bureaux, soit au plafond dans les salles de réunion. Ces capteurs vous offrent la possibilité de gérer et d'optimiser l'utilisation de l'espace en temps réel, tout en vous aidant à planifier d'éventuels réaménagements ou déménagements.

Conseil 5 : Optimiser les prestations de propreté

Un environnement propre peut augmenter la productivité de 20% selon Harvard Business Review. Assurez un nettoyage régulier et utilisez des matériaux faciles à nettoyer.MerciYanis offre des outils pour la planification, la traçabilité et le suivi numérique des prestations de nettoyage. Avec les données fournies par les capteurs, vous pouvez optimiser les services de nettoyage en fonction de l'utilisation réelle des espaces, évitant ainsi de nettoyer des zones inutilisées. La propreté à l’usage est bénéfique du côté collaborateur, du DET, et des professionnels de la propreté.

Conseil 6 : Utiliser une plateforme de ticketing

Selon une étude de Gartner, 60% des entreprises qui ont mis en œuvre une plateforme de ticketing ont observé une amélioration du niveau de satisfaction des employés. Le message est clair : le ticketing n'est pas seulement pour les problèmes techniques, mais aussi un excellent levier pour gérer efficacement un environnement de flex office. La plateforme MerciYanis permet de suivre, de gérer et de résoudre toutes sortes de demandes, qu'il s'agisse d'un problème technique, d'une réservation de salle de réunion, ou même d'une requête pour des fournitures de bureau. Elle centralise toutes les demandes en un seul endroit et s'adapte aux besoins de chaque entreprise.

💡Vous pouvez personnaliser les catégories de tickets, les niveaux de priorité et même les flux de travail pour mieux correspondre aux spécificités de votre organisation.

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Elle permet aux employés de réserver et de libérer facilement des postes de travail et assure une utilisation optimale de chaque mètre carré de bureau en fonction des besoins des collaborateurs. Cette approche non seulement réduit le nombre de bureaux inoccupés, mais favorise également un environnement de travail plus flexible et adaptatif.

La toiture et la peinture : les dernières étapes du flex office

Conseil 7 : Équilibrer les espaces collectifs et individuels

Selon une étude de Gensler, 77% des travailleurs estiment que la diversité des espaces de travail améliore leur productivité et leur engagement. Pour optimiser l'efficacité et le bien-être au travail, envisagez de créer des zones clairement définies, incluant des espaces collaboratifs pour la dynamique d'équipe et des « quiet rooms » pour le travail individuel concentré. Ainsi, vous répondez non seulement aux besoins actuels des employés, mais vous créez également un environnement agile, prêt à s'adapter aux futures évolutions de votre entreprise.

Conseil 8 : Préserver l’ergonomie en flex office

Le flex office offre une grande flexibilité, mais peut également présenter des risques ergonomiques. Le changement fréquent de postes de travail peut engendrer une mauvaise posture et contribuer à des troubles musculo-squelettiques. Pour pallier cela, prenez le temps à chaque changement de poste pour ajuster la hauteur de votre chaise et l'angle de votre écran, ce qui permet de maintenir une posture correcte. Investir dans des équipements ergonomiques tels que des chaises ajustables, des tables à hauteur réglable et des souris ergonomiques est bénéfique pour la posture et le bien-être des employés.

Conseil 9 : Éviter la technophilie excessive

N'encombrez pas les employés avec des outils de réservation complexes. L'un des principaux obstacles à cette nouvelle organisation de travail réside souvent dans la mise en place d'outils numériques de réservation et de gestion des places de travail. La contrainte de devoir réserver son espace de travail plusieurs semaines à l'avance pose un paradoxe : elle sacrifie la flexibilité au nom de l'optimisation de l'espace. Ce type de processus lourd risque de décourager les salariés qui veulent maintenir un certain niveau d'autonomie et de spontanéité dans leur vie professionnelle.

Conseil 10 : Aménager des espaces de détente informels et personnalisés

Ces zones, distinctes des espaces de travail traditionnels, offrent un lieu de ressourcement où les employés peuvent se relaxer, socialiser ou même réfléchir à des idées en dehors du cadre formel de leur poste. L'intérêt d'espaces détente personnalisés est double : d'une part, ils reflètent la culture de l'entreprise et montrent que le bien-être des salariés est une priorité. D'autre part, ils encouragent la créativité et la collaboration en fournissant un environnement propice aux échanges informels et à la naissance de nouvelles idées.

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Ce qu’il faut retenir :

✅ L'évaluation des préférences des employés guide un aménagement efficace du flex office

✅ Une utilisation judicieuse de la technologie peut améliorer la gestion de l'espace et la propreté

✅ Le bien-être et l'ergonomie sont essentiels pour la productivité et la satisfaction des employés

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