Solo à la tête d'un salon pro : les tâches invisibles derrière l'événement

Hello, moi c'est Laura ! Depuis septembre, je suis responsable Marketing chez MerciYanis. Alumni du Programme Grande École de TBS, je n'avais jamais organisé de salon professionnel de grande envergure. Avec la croissance rapide de MerciYanis, ça a été un vrai challenge de gérer ça en solo. Mais c’était aussi une super expérience, et j’ai eu envie de partager ça dans un article.

Au programme : 2 mois intenses et tout ce que j'ai appris en cours de route !

I. Avant de courir, faut savoir où on met les pieds

Chez MerciYanis, c’est l’équipe Marketing (moi seule, pour le moment !) qui gère tous les événements. Je vous rassure, j’ai souvent fait appel à des amis et à l’équipe MerciYanis pour m’aider sur certaines tâches.

Les salons professionnels sont l'un des plus gros budgets de l'année alloués au marketing pour une startup. Mais face aux moyens d’une grande entreprise, on ne fait pas le poids et pourtant l’objectif est de rester aussi professionnel et qualitatif qu’elles.Au-delà de l’investissement financier, un événement demande surtout une grande organisation, des idées créatives et beaucoup de temps. Malheureusement (ou heureusement), à côté de ça, le run marketing continue sans relâche.

Et pour compliquer les choses, l’événement a lieu à Paris, tandis que l’équipe est à Toulouse. Cela implique toute une logistique à gérer à distance. Bref, c’est un véritable travail avec des prestataires tiers, des deadlines à respecter, un suivi constant de l’avancement de chaque étape (et un peu de stress), car rien ne se passe toujours comme prévu 😂

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II. Deux mois de préparation avant le salon : apprendre, s’adapter, réussir

• Mi-février

Le stand fait 20m², avec un mur de 6m à habiller. Je me suis dit : ok, je vais chercher quelque chose de facilement transportable et démontable, pas trop compliqué à monter, et qu'on pourra livrer en amont.

Donc, j’appelle mon super ami Emmanuel de chez Burlat pour qu’il me file un coup de main sur la configuration du stand, son optimisation, et surtout… savoir ce qu’il a dans son sac pour habiller mon mur !

Nous choisissons le roll-up, une sorte de bâche imprimée pour afficher des visuels. Je me rends vite compte que ce n’est pas évident d’imaginer un visuel de 2,5 m sur 6 m en travaillant sur l’ordi 🤔

Emmanuel me dit : '300 dpi, pas sous 10 % pour la visibilité à 1m50, pas de texte sur la partie basse à cause des tables de 70 cm... Et ajoute 40 cm quand la personne est assise sur sa chaise.' Autant dire que c'était un vrai casse-tête !

J'ai fermé l'ordi et je me suis posée pour y réfléchir le lendemain. La création des designs pour nos événements est une étape clé. Cela permet de refléter l’identité visuelle de MerciYanis, de créer une ambiance et de guider les participants une fois sur place.

Le lendemain, 8h00, j’étais d’attaque. Je ne voulais pas me mettre la rate au court-bouillon, mais il fallait bien que je prenne en compte tout le temps nécessaire pour la création du design, les allers-retours pour valider le BAT, l’impression, l’envoi chez nous, le test, et l’expédition à Paris. Bon, je n’avais pas toute la vie devant moi non plus !

💡 Mon petit tip pour la bâche : Les logiciels Figma et Adobe sont parfaits pour réaliser tes fichiers - opte pour des couleurs en CMJN et vectorise tes fichiers. Comme ça, quand ça passe entre les mains des prestataires, tu es sûr que ça ne bouge pas !

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• Fin février

Alors là, je crois que c’est la partie la moins fun. Je ne vais pas parler des papiers administratifs, de l’inscription sur la plateforme ou de la gestion des badges, ça c’est « cool ». Non, je parle plutôt de la terrible enseigne suspendue !

C’est une véritable galère logistique : entre la création des plans, l’envoi des fichiers techniques, et la coordination avec les prestataires externes au salon. En plus, il y a mille questions à se poser : quand faut-il l’envoyer, la réceptionner, la monter ? Et quels frais sont associés à l’élévation et à la descente de l’enseigne ?

J’appelle alors mon contact sur le salon, qui me dit que je dois acheter des palans, des élingues, et calculer l’emplacement de l’enseigne par rapport aux stands voisins, ainsi que l’élévation en fonction du plafond et de sa structure… Bon, je ne suis ni architecte ni ingénieur, mais ça va le faire, ok ?

En prime, je dois maintenant placer le boîtier électrique sur le stand. Là aussi, ça semble simple, mais je ne veux pas que des fils traînent partout. Et si je le mets au centre, ça va être un vrai piège, on va trébucher… Bref, je vais arrêter de me poser autant de questions et on passe à autre chose !

💡 Mon petit tip pour l’enseigne : Je l’ai montée avec l’équipe au bureau avant, pour s’assurer qu’elle soit fonctionnelle et j’ai demandé l’avis des pros sur le matériel à commander (élingues, palans, etc.)

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• 1ère semaine de mars

Le mois commence d’attaque avec un appel du salon, qui m'annonce que l'option pour élever l’enseigne n’était pas la bonne. Rebelote, il faut recommander des palans et des élingues. Bon, on progresse et on documente tout pour ne rien oublier l'année prochaine !

Mais les plans techniques ne sont toujours pas validés (bref, la galère continue), et en parallèle, il faut gérer toute la partie promotion de l’événement : bannières, lancement des invitations, posts LinkedIn, rédaction de la newsletter etc.

Et pour ça, il faut du contenu. Je voulais faire une com’ avec les vêtements qu'on allait porter au salon. On retrouve notre mot d’ordre : l’anticipation, car il me fallait ces vêtements non pas pour le jour J, mais un mois avant pour sortir la comm’ !

Pour la petite histoire : on voulait investir dans un ‘merch’ de qualité pour le long terme. Mais pourquoi avoir choisi des surchemises ? Il fallait trouver le juste milieu : garder l'esprit d’équipe tout en ayant son style. Quand tu vas parler à Tanguy, tu ne veux pas voir le clone de Guillaume, et vice-versa.

J’ai fait un petit tour des brodeurs à Toulouse, vadrouillé sur le net pour dénicher les surchemises, et hop, on commande ! Pas de temps à perdre !

💡 Mon petit tip pour le ‘merch’ : Réfléchissez-y bien. Ça coûte de l’argent, alors autant faire en sorte de pouvoir le réutiliser. Et soyez humains - demandez l'avis de ceux qui vont le porter pour qu'ils s'y sentent à l'aise 🫶

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• 2ème semaine de mars

C’est bien beau de jouer les stars avec nos surchemises, mais il faut préparer du contenu pour nos clients. Les sucettes à la violette, c'est sympa, mais ce qu'ils recherchent vraiment, c'est du concret. Ils ne viennent pas pour trier les lentilles sur le stand… Alors on décide de créer un catalogue d’une cinquantaine de pages sur Canva en seulement deux semaines 😮‍💨

Alors, j’appelle notre fournisseur Burlat : « Oui, pour ce genre de prestation, le délai, c’est 2 semaines. » Pas de panique, même si c’est un coup dur. Heureusement, ils réduisent leur temps d’impression et, de notre côté, on gère pour les envoyer direct à Paris. On ne lâche rien !

Mais, honnêtement, la deadline était super serrée. Tout le monde a mis la main à la pâte : un vrai travail d’équipe, sales x market. À ce moment-là, je ne comptais même plus mes heures. Je me levais, je mangeais, je bossais sur le catalogue… Brigitte de chez Burlat m’a dit : « Laura, tu dois valider les BAT avant lundi 12h. » Eh bien, une mission de plus accomplie en temps et en heure, et celle-ci, c’était l'une des plus compliquées jusqu’ici !

💡 Mon petit tip pour le catalogue : Il faut savoir utiliser les forces et les faiblesses de chacun en découpant les tâches. Demande conseil à ton imprimeur - des détails comme la numérotation impaire ou l’alternance des titres en haut de page ça fait la diff’ !

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• 3ème semaine de mars

Le salon approche, donc là, on gère les derniers détails pour professionnaliser le stand. Je pars sur des porte-cartes de visite, des porte-flyers et un porte-magazines pour cleaner le stand et éviter le bazar. On fait aussi appel à notre ami Benjamin de chez Roomz : « On a vu que tes tablettes au dernier salon étaient top, on voudrait les mêmes. Tu nous files la réf ? ». Une fois les commandes passées, on n’oublie pas de faire une piqûre de rappel à nos clients.

Retour sur Mailchimp : j’envoie des mails one-shot de relance à nos clients pour leur dire « Hé, le salon, c’est la semaine prochaine, n’oubliez pas de venir nous voir ! » - dans ma tête, je me dis : « Avec tout le mal qu’on s’est donné pour leur livrer un stand aux petits oignons j’espère qu’ils vont venir » !

En parlant de livraison… Je finis ma semaine en envoyant tous les colis à Paris. Premièrement, je gère le colis hors norme de l’enseigne. Tu te souviens, j’avais déjà eu des bourbiers avec elle au début du mois… En gros, je dois envoyer un colis qui fait ma taille (1m70) donc je ne peux pas compter sur La Poste. Système D, j'appelle la famille et je le fais livrer chez eux. Problème réglé, ouf !

Puis les petits colis, on les fait main dans la main avec Trevis, le logisticien chez MerciYanis. Un colis, puis deux, puis trois, et ça partira chez l’un de nos investisseurs à Paris. Trevis a eu droit à un tas de questions de ma part : « Ça va pas se casser ? Tu comptes 48h ouvrées, mais tu inclus le samedi ? Et si personne n’est là pour réceptionner : ça va où ? »

💡 Mon petit tip pour les colis : N’aie pas la folie des grandeurs et souviens-toi que tu vas tout te trimballer sur place. Crois-moi, un catalogue, c’est plus lourd qu’on ne le pense… Alors achète-toi un petit diable en plastique, il te sauvera la mise !

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• Dimanche avant le salon

Où est le standiste ? Ah non, il n’est pas là… L’enseigne ne me lâchera donc jamais et ne peut être élevée que le dimanche, car cela nécessite des monte-charges qui vadrouillent dans les allées du salon. Et tout ça doit se faire avant l’ouverture du lundi.

Hop, on part en train le lendemain de ma remise de diplôme, retour à la réalité… J’ai 5 heures devant moi pour réfléchir : « L’emplacement va-t-il être bien ? Tout le monde a-t-il pensé à prendre sa surchemise ? » Ma foi, on verra bien !

J’arrive au salon, déjà 3h pour trouver le parking. Une Toulousaine qui venait à Paris n’avait pas imaginé que le Parc des Expos avait toutes les lettres de l’alphabet pour indiquer les entrées… Un vrai labyrinthe !

Finalement, je trouve mon stand et je monte l’enseigne en solo avec des inconnus - c’était plutôt fun comme activité. Maintenant, je peux rentrer, prendre des forces et bien dormir. Demain, le marathon commence !

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💡 Mon petit tip pour le Jour-J : Pense à bien checker les horaires de montage/démontage des éléments hors normes, puis à réserver ta place de parking et à imprimer ton petit macaron pour la voiture !

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III. Maîtriser la course, capitaliser après

J'avais tout noté dans Notion pour ne rien oublier avant le top départ, surtout que, à Paris, les commerciaux sont très sollicités par nos clients. Il a donc fallu les amadouer pour les avoir avec moi ! Tanguy, le roi du crossfit, Nana la reine du bricolage, et Océ la pro’ de l'organisation, j'avais ma dream team. Mission commando réussie : le stand est prêt, on récupère les badges au commissariat général, Guillaume nous briefe sur le discours commercial, et là, je me dis « y a plus qu'à » et moi j’enfile la casquette de commerciale 😎

J'avais vraiment envie de vous montrer ce qui se cache derrière la préparation d’un salon, mais quelques mots sur le déroulement s’imposent aussi. Un salon, c’est l’occasion de rencontrer des prospects, de voir nos clients en vrai, de comprendre la réalité du terrain, de découvrir de nouvelles problématiques, mais aussi d’avoir une meilleure idée du marché et de la concurrence.

Puis, c’est aussi le moment où, de mon côté, je relâche un peu la pression et me laisse porter par les retombées positives du travail accompli. Je prends tous les retours flatteurs sur les surchemises, les catalogues, la bâche, l’emplacement choisi… Et j’interromps même une conversation où un visiteur disait : « Je ne sais pas qui l’a fait, mais j’adore ce côté visuel. Je fais des AO (appel d’offre) tous les jours, ce catalogue va devenir mon meilleur ami.»

Enfin, ce sont aussi des bons moments ensemble, ça soude réellement l’équipe sales x market : dîner à la crêperie du coin, faire les courses, préparer de bons repas Jow, partager des soirées jeux au Airbnb, puis aller boire un verre pour fêter ce beau salon. Tchin ! 🍸
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💡Un dernier tip pour la fin : Pour ceux qui aiment anticiper et tout contrôler, oubliez les 40 scénarios dans votre tête. C'est le 41 qui arrivera. Apprenez des erreurs des salons précédents et faites un récap pour vous améliorer !

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