Flex office : Véritable opportunité de flexibilité ou cadeau empoisonné ?

Le flex office, c'est comme une piste de danse : chacun peut y trouver sa place et bouger à son rythme. Au bureau, c’est la même chose : l’absence d’attribution d’un poste de travail précis à un salarié lui permet de changer d’espace selon ses tâches et ses missions.

Publié le

17.4.2023

par

Laura Belmonte

Le flex office est apparu en réponse aux évolutions du monde du travail, notamment l'essor des nouvelles technologies et la montée en puissance du travail à distance. Avec l'augmentation de la mobilité professionnelle, les employés ont de plus en plus besoin de travailler en dehors du bureau, que ce soit depuis leur domicile, en déplacement ou chez un client.

Le flex office connaît une importance croissante dans le monde du travail, en particulier depuis la pandémie de COVID-19. Cette tendance est renforcée par les avantages économiques du flex office, qui permet de réduire les coûts immobiliers et d'optimiser l'utilisation des espaces de travail. Certains d’entre eux restent inutilisés, et c’est un réel problème pour les entreprises où chaque mètre carré a un coût.

💡 Selon une étude de JLL, les entreprises peuvent économiser jusqu'à 30% sur leurs coûts immobiliers en adoptant une stratégie de flex office.

Les avantages du flex office

1. Flex office : vecteur de bien-être au travail

Le flex office peut être considéré comme une réponse à la recherche de bien-être au travail en offrant aux employés des espaces de travail variés et adaptés à leurs besoins. Ils peuvent ainsi travailler dans un espace calme pour se concentrer, un espace collaboratif pour travailler en équipe, ou même un espace de détente pour se reposer. Cette flexibilité permet aux employés de mieux s'adapter à leurs tâches et à leur rythme de travail, ce qui peut contribuer à réduire stress et fatigue.

💡 Selon une étude de Regus, 69 % des employés estimaient que le flex office contribuaient à l’amélioration de leur bien-être au travail.

En outre, les salariés accordent de plus en plus d'importance au confort au travail et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle, ce qui se traduit par une volonté de se soustraire aux contraintes des horaires et des trajets domicile-travail. Cette recherche d'un meilleur équilibre est particulièrement cruciale en région parisienne, où le temps de transport moyen pour se rendre et rentrer du travail est de 1h24, d'après une étude de l'institut de l'aménagement et de l'urbanisme.

2. Optimisation de l’utilisation de l’espace de travail

En permettant aux employés de travailler à distance ou de choisir leur espace de travail en fonction de leur tâche, le flex office peut réduire le nombre de postes de travail fixes nécessaires et permettre une utilisation plus efficace de l'espace de travail disponible. Cela peut être particulièrement bénéfique pour les entreprises qui cherchent à réduire leurs coûts immobiliers sans sacrifier la qualité de l'espace de travail.

Dans un premier temps, vous pouvez gérer le flex office grâce à des capteurs de présence thermique. Ils sont placés sous chaque bureau ou au plafond dans les salles de réunion. Ils détectent la présence de collaborateurs, et vous donnent des informations sur l'utilisation de vos locaux. C’est un capteur simple à installer et à utiliser pour :

  • Gérer et optimiser les m2 en fonction de l’occupation réelle et estimée
  • Anticiper les réaménagements ou déménagements

Dans un second temps, ce dernier vous permet d’optimiser vos prestations de propreté. Vous ne perdez plus de temps à nettoyer des espaces qui n'ont pas été utilisés.

3. Amélioration de la communication et de la collaboration

💡 Selon une étude menée par l'International Workplace Group, 85% des entreprises qui ont mis en place des stratégies de flex office ont constaté une amélioration de la collaboration entre les équipes.

En permettant aux employés de travailler dans des espaces partagés, de se réunir dans des espaces de coworking et de communiquer plus facilement grâce à des outils de collaboration en ligne, le flex office peut stimuler l'innovation et la créativité. Les employés peuvent plus facilement partager des idées, travailler en équipe et collaborer sur des projets. En favorisant l'interaction sociale et la communication entre les employés, le flex office peut également renforcer la culture d'entreprise et améliorer la rétention des employés.

En outre, les employés ont la possibilité de nouer des liens avec des personnes de secteurs différents, élargissant ainsi leur réseau professionnel. Le flex office peut également permettre aux employés de mieux comprendre les différents métiers au sein de leur propre entreprise en travaillant dans différents environnements et en côtoyant des collègues de différents départements. En favorisant le réseautage et la collaboration, le flex office peut donc offrir des perspectives de carrière plus larges pour les employés, tout en renforçant leur sentiment d'appartenance à l'entreprise.

Les inconvénients du flex office

1. Risque de perte de lien social et d’isolement

Selon une étude menée par la Harvard Business Review, les employés travaillant dans des espaces de coworking peuvent se sentir isolés ou exclus socialement s'ils n'ont pas de relations étroites avec les autres travailleurs. Cette situation peut être aggravée si les employés n'ont pas accès à des outils de communication et de collaboration efficaces, ou s'ils sont confrontés à des horaires de travail flexibles qui ne correspondent pas à ceux des autres collaborateurs.Le vrai challenge des entreprises favorisant les pratiques nomades est de réussir à développer des outils de communication permettant à chacun d’échanger avec leurs collègues, de suivre l’avancement d’un projet et de participer à la vie quotidienne de l’entreprise, et ce même les jours où ils ne sont pas présents physiquement au bureau.

Cela mérite un rapide détour sur les 3 outils les plus utilisés pour palier ce problème :

Slack : il s'agit d'une plateforme de communication en temps réel qui permet aux membres de l'équipe de discuter, d'échanger des fichiers et de travailler sur des projets ensemble. Avec des fonctionnalités telles que les canaux thématiques, les mentions, les réactions, et la possibilité d'intégrer des applications tierces, Slack est un outil puissant pour maintenir une communication fluide et cohérente entre les employés.

Zoom : cette plateforme de vidéoconférence est devenue un outil incontournable pour les entreprises qui utilisent le flex office. Avec des fonctionnalités telles que les appels vidéo en direct, les salles de réunion virtuelles, les partages d'écran, et la possibilité d'enregistrer les réunions, Zoom permet aux employés de collaborer de manière efficace.

Notion : un outil de collaboration qui permet de créer des bases de données, des tableaux, des pages de notes, et bien plus encore, dans un seul et même espace de travail. Il permet de rassembler toutes les informations d'un projet, d'organiser et de collaborer en temps réel. Notion offre également une grande flexibilité pour personnaliser et adapter l'outil aux besoins de chaque équipe.

Chez MerciYanis, on maîtrise ces outils de collaboration tellement bien qu'on pourrait presque les utiliser les yeux fermés 😉

2. Difficulté de gestion pour les employeurs

La mise en place d'une politique de travail flexible nécessite une gestion délicate pour assurer une transition réussie vers ce nouveau modèle de travail.

👉  Pour assurer une gestion parfaite des locaux, il sera important de bien penser l’organisation des espaces et de favoriser la communication entre les différents membres des équipes. La solution MerciYanis centralise les activités des directions de l’environnement de travail et permet de piloter plus facilement votre bâtiment :

Enfin, l'IoT peut également faciliter la gestion des réservations de postes en temps réel, ce qui permet aux employés de trouver facilement un espace de travail disponible et aux employeurs de mieux gérer leur espace de bureau.

3. Nécessité de mettre en place des règles strictes

D'après une étude réalisée par Le Monde du Bureau en 2019, 63% des salariés considèrent le bruit comme leur préoccupation majeure dans un bureau en transition vers le flex office. De plus, la gestion des postes de travail partagés (flex desk) est complexe et peut causer des frictions entre les employés. Enfin, certains salariés peuvent être peu enclins à travailler en flex office et peuvent manquer de productivité.Pour éviter ces problèmes, des règles claires doivent être mises en place pour le respect des lieux et des personnes.

Les entreprises qui utilisent le flex office

1. La recette de Danone

Le géant de l’industrie agroalimentaire a adopté le flex office dans son siège social en 2018, suite à une transformation digitale de l'entreprise. Les espaces de travail ont été optimisés pour les différentes activités, telles que les espaces de collaboration, les salles de réunion, les salles de concentration, les espaces de détente et les espaces de coworking. L'entreprise a signalé une augmentation de la satisfaction des employés et une économie de coûts grâce à la réduction de la surface de bureaux nécessaires. Cependant, Danone réalise encore des ajustements sur l’établissement d’une communication claire sur les règles d'utilisation des espaces de travail et la nécessité de trouver un équilibre entre les besoins des employés et de l'entreprise.

2. Le succès de Manutan

Le siège de Manutan, situé en région parisienne a mis en place un système de flex office pour permettre à ses employés de travailler de manière plus flexible et autonome. Il a été implémenté dans les espaces de travail, et les employés peuvent choisir leur bureau en fonction de leurs besoins quotidiens. Selon eux, cette approche a permis une utilisation plus efficace de l'espace de bureau et a également permis d'améliorer l'équilibre entre la vie professionnelle et personnelle de ses employés. Les retours d'expérience ont été positifs, avec une augmentation de la productivité et de la satisfaction des employés. L’entreprise a aussi remarqué une diminution du stress lié aux trajets domicile-travail, car les employés n'ont plus besoin de se rendre quotidiennement au bureau. En effet, Manutan autorise le télétravail à raison de 3 jours par semaine.

💡 Découvrir comment MerciYanis aide Manutan à gérer les flux de présence et à aménager leurs espaces et services en fonction

3. TF1 passe en mode Flex

TF1 a commencé l’implémentation du flex office dans ses locaux par une phase de test sur un étage de leur bâtiment, avant de généraliser le système à l'ensemble du siège social. Selon le Directeur des Ressources Humaines de TF1, le flex office a permis de libérer de l'espace et de faciliter la communication entre les différents services, tout en favorisant une ambiance de travail plus conviviale. Cependant, cette transition n'a pas été facile pour tout le monde, certains employés ont eu du mal à se repérer dans l'espace de travail ou à trouver un bureau disponible. Pour palier à ces difficultés, TF1 a mis en place un système de réservation en ligne pour les bureaux et les salles de réunion, ainsi que des espaces de travail collaboratifs pour favoriser la communication entre les différents services.

Le flex office est une solution qui s'adapte parfaitement aux évolutions du monde du travail. En permettant une plus grande flexibilité et une utilisation optimisée de l'espace de travail, il répond aux nouvelles attentes des employés et des entreprises en matière de bien-être au travail et de productivité.

La mise en place du flex office est en marche pour de nombreuses entreprises, mais nous noterons que certaines entreprises en reviennent. Alors, le flex office va-t-il s’essouffler dans la lignée de son prédécesseur l’open space ou est-il le mode de travail du futur ?

✅ La solution MerciYanis est un allié du flex office

✅ Le flex office permet une utilisation plus optimale des ressources en entreprise

✅ C’est une approche moderne de l’organisation du travail offrant une variété d'espaces de travail aux collaborateurs

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