Quel est le rôle d'un workplace manager ?

Le workplace manager est un métier relativement nouveau : s’il est évidemment associé à des notions de facility management, il revêt désormais un rôle tout aussi important pour les collaborateurs d'une entreprise car il peut améliorer leur productivité, leur confort, leur santé et leur sécurité, ainsi que leur bien-être au travail.

Publié le

13.3.2023

par

Alexia Benhaim

Le workplace manager est un métier relativement nouveau : s’il est évidemment associé à des notions de facility management, il revêt désormais un rôle tout aussi important pour les collaborateurs d'une entreprise car il peut améliorer leur productivité, leur confort, leur santé et leur sécurité, ainsi que leur bien-être au travail. En veillant à la qualité de l'environnement de travail, le workplace manager peut contribuer à créer une culture de travail positive et à attirer et retenir les meilleurs talents.

Workplace management : rôle et responsabilités

Définition

Un workplace manager est un professionnel chargé de gérer l'espace de travail dans une entreprise. Le rôle du workplace manager est de créer et de maintenir un environnement de travail efficace et efficient pour les employés.

Si on devait donner des exemples de sa journée type, il y aurait : la planification de l'espace de travail, l'aménagement et l'ameublement de l'espace de travail (en constant changement ces derniers temps), la gestion des installations (FM), la gestion de projet, la gestion des services généraux, la gestion de la sécurité et la gestion de la santé et de la sécurité au travail.

Le workplace manager travaille généralement en étroite collaboration avec d'autres professionnels, tels que les responsables des ressources humaines, les responsables de la communication, les responsables de la sécurité et les responsables des finances, pour assurer un environnement de travail optimal pour les employés. L’idée, c’est que les employés puissent travailler de manière productive, sûre et agréable, tout en maximisant l'utilisation des ressources et en réduisant les coûts. Tout un programme !

Missions et responsabilités

Rentrons un peu plus dans le détail de ses missions et responsabilités :

Planification de l'espace de travail :

Le workplace manager est responsable de la planification de l'espace de travail et de l'organisation des différents espaces en fonction des besoins de l'entreprise. Il doit tenir compte des besoins des différents départements, des exigences en matière de sécurité, des normes réglementaires et de l'évolution des besoins de l'entreprise.

Gestion des installations :

Le workplace manager est également chargé de la gestion des installations de l'entreprise, telles que l'électricité, l'eau, l'éclairage, la climatisation, la sécurité, etc. Il doit s'assurer que toutes les installations sont bien entretenues, conformes aux normes de sécurité et à la réglementation, et qu'elles sont efficaces et efficientes.

Gestion de projets :

Le workplace manager peut également être impliqué dans la gestion de projets liés à l'espace de travail, tels que la rénovation ou la construction de nouveaux espaces de travail. Il doit superviser tous les aspects du projet, de la planification à la réalisation, en veillant à ce que les délais soient respectés et que les coûts soient contrôlés.

Gestion des services généraux :

Le workplace manager peut être responsable de la gestion des services généraux de l'entreprise, tels que la gestion des stocks, la gestion de l'entretien et des réparations, la gestion des services de restauration, etc.

Gestion de la santé et de la sécurité :

Le workplace manager doit s'assurer que l'environnement de travail est sûr pour les employés. Il doit mettre en place des politiques et des procédures pour garantir la sécurité et la santé des employés, en conformité avec les normes et les réglementations en vigueur.

Gestion de la communication :

Le workplace manager doit travailler en étroite collaboration avec les autres départements pour assurer une communication fluide et efficace entre tous les employés. Il doit également être en mesure de communiquer efficacement avec les employés pour comprendre leurs besoins et leurs préoccupations en matière d'espace de travail.

Un nouveau métier au coeur des stratégies RH des entreprises

L’évolution du métier

Le terme "workplace management" a été utilisé pour la première fois dans les années 1990 pour décrire les pratiques de gestion de l'environnement de travail. Depuis lors, le rôle du workplace manager a évolué pour inclure des tâches de plus en plus complexes, telles que la gestion de projets, la gestion de la sécurité et de la santé au travail, la gestion de l'expérience des employés, etc.

Comme on le disait, le workplace manager fait forcément partie de l’équipe qui gère l’environnement de travail, qui réunit les facility managers, les services généraux, et les métiers autour de la propreté. Aujourd'hui, le workplace management est considéré comme une profession établie, avec des organisations professionnelles et des certifications spécifiques, telles que la Global Facility Management Association (Global FM) et la certification Facility Management Professional (FMP) de l'International Facility Management Association (IFMA).

L’importance de la vie dans les locaux pour les collaborateurs

Il a un impact direct sur leur expérience de travail. Regardons de plus près :

Productivité :

Le workplace manager est responsable de la création d'un environnement de travail efficace et efficient pour les employés. Cela peut inclure des espaces de travail bien aménagés, une bonne gestion de l'éclairage, de la température et du bruit, ainsi que la mise à disposition d'outils et de technologies adaptés. Lorsque les collaborateurs ont un environnement de travail optimal, leur productivité et leur motivation sont améliorées.

Confort :

Le workplace manager est également responsable de la création d'un environnement de travail confortable pour les employés. Cela peut inclure des espaces de travail ergonomiques, des sièges confortables, une bonne qualité de l'air, etc. Lorsque les employés sont à l'aise au travail, leur bien-être physique et mental est amélioré, ce qui peut également améliorer leur productivité.

Santé et sécurité :

Le workplace manager est chargé de garantir que l'environnement de travail est sûr et conforme aux normes et réglementations en vigueur. Cela peut inclure la mise en place de mesures de sécurité pour éviter les accidents, la gestion des risques liés à la santé, la mise en place de mesures d'hygiène, etc. Lorsque les employés se sentent en sécurité et en bonne santé au travail, ils sont plus susceptibles de se sentir bien et de travailler de manière efficace.

Bien-être :

Le workplace manager peut également être chargé de la gestion de l'expérience des employés, en veillant à ce que l'environnement de travail soit propice au bien-être des employés. Cela peut inclure la mise à disposition d'espaces de détente, de services de restauration saine, de programmes de bien-être, etc. Lorsque les employés se sentent soutenus dans leur bien-être, ils sont plus susceptibles d'être satisfaits de leur travail et de rester fidèles à l'entreprise.

L’importance de la gestion de la workplace pour les directions

La fonction de workplace manager est particulièrement importante pour les directions d’une entreprise dans un contexte ou la santé et le bien-être au travail sont primordiaux pour arriver à recruter et/ou conserver des talents.

💡 Retrouvez notre article sur le sujet de fond autour du changement d’appellation de la Qualité de Vie et des Conditions au Travail

Quelques exemples :

Amélioration de la productivité :

On l’a dit plus haut, c’est aussi vrai du côté du collaborateur que de la direction.

Réduction des coûts :

Le workplace manager peut également jouer un rôle important dans la gestion des coûts de l'entreprise en optimisant l'utilisation des ressources et en minimisant les déchets et les gaspillages. Cela peut inclure la gestion de la consommation d'énergie, la gestion des stocks et la mise en place de pratiques de travail plus efficaces.

Gestion des risques :

Le workplace manager est également responsable de la gestion des risques liés à l'environnement de travail, tels que les risques de santé et de sécurité. En veillant à ce que les normes de sécurité soient respectées et en mettant en place des mesures de prévention, le workplace manager peut contribuer à réduire les risques d'accidents ou de maladies professionnelles, ce qui peut aider à réduire les coûts liés à ces risques.

Attractivité de l'entreprise :

Un environnement de travail de qualité peut contribuer à améliorer l'image de l'entreprise et à attirer des talents de haut niveau. Le workplace manager peut contribuer à la création d'un environnement de travail attractif en veillant à ce que les espaces de travail soient ergonomiques et agréables, en proposant des avantages pour les employés, tels que des programmes de bien-être ou des activités de loisirs, etc.

MerciYanis, un outil pour devenir une smart workplace

Grâce à une plateforme et des capteurs connectés, MerciYanis centralise les activités des directions de l’environnement de travail, des prestataires de propreté et des FMers, et leur permet de proposer des locaux sains, sûrs, agréables et durables.

Pour répondre aux exemples cités plus hauts pour améliorer la vie et les conditions au travail des collaborateurs, MerciYanis propose par exemple :

Des QR codes ou un chatbot sur Teams pour déclarer un incident

Facilitez la communication entre votre équipe et les collaborateurs : un incident est déclaré en 3,5 secondes grâce à nos QR codes (sans appli), ou sur le chatbot MerciYanis certifié par Microsoft Teams. Tout remonte sur la plateforme de ticketing MerciYanis pour être géré par vos équipes.

💎 Découvrez l’histoire de Danone qui utilise les QR codes MerciYanis pour remonter des incidents !

Des capteurs de température et de CO2

Sobriété énergétique, Covid19, remaniement des espaces… Mesurez, adaptez et prenez les bonnes décisions grâce à nos capteurs de température et nos capteurs de CO2.

💎 Découvrez comment Manutan surveilles ses espaces et prend des décisions grâce à MerciYanis !

Des capteurs pour monitorer les installations

Fuite d’eau, problème d’éclairage, panne de clim ou chauffage, alertes en cas de portes ouvertes… autant de cas de figure pour assurer un environnement de travail sain et sûr à ses collaborateurs. MerciYanis propose un panel de capteurs plug-n-play (sans fils, installation en 1 min) pour recevoir des alertes et tout contrôler à distance.

Une gestion connectée de la propreté

Grâce à des QR codes, des boutons connectés et d’autres solutions de traçabilité, MerciYanis aide les prestataires de propreté à offrir une meilleure qualité de service, et permet aux workplace managers de retrouver sur un seul et même outil les données en rapport avec ce métier.

Le tout sur une plateforme pour les workplace managers

Pour prendre de la hauteur et mieux comprendre ses locaux et ses occupants, vous retrouvez toutes les données des objets installés ou du chatbot Teams sur notre plateforme. Nous traitons la donnée pour la rendre visuelle et intelligible, et vous aider à prendre les bonnes décisions !

💌 Vous souhaitez améliorer le bien-être de vos collaborateurs ?

On discute avec plaisir de vos sujets !

✅ Un workplace manager est un professionnel chargé de gérer l'espace de travail dans une entreprise

✅ Son rôle a évolué pour inclure des tâches de plus en plus complexes et est aujourd’hui une profession établie

✅ MerciYanis est un outil conçu pour les workplace managers grâce à sa plateforme et ses objets connectés

Proposez des locaux sains, sûrs, agréables et durables grâce à MerciYanis.

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