Occupation, énergie, immobilier : comment prendre les bonnes décisions ?

Dans un contexte où les coûts d'énergie et les loyers pour des locaux professionnels ne cessent de grimper, il est plus important que jamais pour les directions de l'environnement de travail de connaître et de comprendre l'occupation réelle de leurs bâtiments. Ce savoir est crucial pour réduire la consommation énergétique et rationnaliser les coûts immobiliers. Cet article vise à explorer pourquoi et comment mesurer efficacement l'occupation d'un bâtiment professionnel.

‍

‍

Pourquoi la connaissance de l'occupation réelle est cruciale

L'inoccupation d'un espace représente un coût caché significatif. Selon une étude de l'IFMA (International Facility Management Association), environ 30 % des espaces dans les bâtiments professionnels ne sont pas utilisés efficacement. En terme de coûts, cela pourrait signifier des milliers, voire des millions d'euros gaspillés chaque année en fonction de la taille de l'entreprise.

‍

Optimisation de la consommation énergétique

Il est estimé que jusqu'à 20 % des coûts énergétiques d'un bâtiment pourraient être économisés grâce à une meilleure gestion de l'occupation. En connaissant les zones les moins utilisées, il devient possible de réguler le chauffage, la climatisation, et l'éclairage de manière plus efficace... et de manière générale l'utilisation de l'espace.

‍

Justification des investissements dans l'immobilier

Connaître l'occupation réelle peut également aider à justifier ou à reconsidérer les investissements dans l'immobilier. Par exemple, si certaines salles de réunion sont rarement utilisées, cela peut indiquer un besoin de réaménagement plutôt que d'extension du bâtiment. En fonction du flex office ou de la politique de télétravail, certaines ailes du bâtiment (voire le bâtiment) peuvent être fermés ou réutilisés : ce sont des économies financières et d'énergie à la clé.

‍

‍

Les méthodes traditionnelles de suivi de l'occupation

‍

Questionnaires et enquêtes auprès des employés

Bien que simples à mettre en œuvre, les questionnaires ont un taux de réponse souvent faible, généralement autour de 20 à 30 %. De plus, ils sont sujets aux biais de réponse et ne permettent pas une collecte de données en temps réel.

‍

Observations directes

L'observation directe, bien que plus fiable, est également plus coûteuse en temps et en ressources humaines. Elle ne fournit également pas de données en temps réel et peut être intrusive pour les employés.

Finalement, le meilleur moyen (et le plus éprouvé) pour connaître les taux d’occupation des espaces reste…

‍

‍

Technologies innovantes pour suivre l'occupation

‍

Capteurs IoT (Internet des objets)

Les technologies IoT peuvent réduire les coûts énergétiques de 15 à 20 %.

Des entreprises proposent des capteurs pour suivre l’occupation en temps réel, ensuite reliés à une plateforme pour offrir des insights et aider à la prise de décision en fonction des données remontées. C’est par exemple le cas de MerciYanis et de notre solution testée et validée par des entreprise comme Ledger, Manutan ou Sony.

💡 Découvrir la solution pour la gestion de l’occupation par MerciYanis.

‍

Analyse des données en temps réel

Des outils d'analyse peuvent aider à interpréter les données en temps réel pour prendre des décisions éclairées. Par exemple, une baisse régulière de l'occupation des salles de réunion entre 14 h et 16 h pourrait indiquer la possibilité de réduire la climatisation durant cette période.

‍

Études de cas

Parlons du cas de Manutan :

Face aux évolutions du monde du travail, les équipes de Manutan sont passées en flex office. MerciYanis mesure l’occupation grâce à des capteurs et remontent les informations sur sa plateforme pour que Nathalie et son équipe comprennent comment les espaces sont consommés. Grâce à MerciYanis, Nathalie Cara, directrice de l’environnement de travail chez Manutan, lie tous les sujets liés à la gestion de l’environnement de travail sur une plateforme unique et a une meilleure connaissance de son bâtiment. Elle peut donc se concentrer sur ce qui est important, et adapter l’offre de services à ses collaborateurs.

‍

‍

Comment mettre en œuvre un suivi efficace

‍

Évaluation des besoins

Une étude préliminaire pour évaluer les besoins en termes de suivi d'occupation est essentielle. Cela peut inclure des entretiens avec les employés, des évaluations des factures énergétiques, etc. Notre équipe peut vous accompagne dans tout ce processus pour comprendre ce dont vous avez réellement besoin et vous aide à trouver la solution la plus adaptée à votre entreprise.

‍

Sélection de la technologie

Il existe de plus en plus de capteurs, plus ou moins bons et adaptés à votre besoin.

Chez MerciYanis nous choisissons nos capteurs méticuleusement et nous les testons chez nous avant de les installer chez vous. Nos choisissons les meilleures technologies et les meilleurs réseaux, et misons beaucoup sur les intégrations avec vos outils métiers et les autres acteurs de l’environnement de travail et de l’occupation, pour que la solution vous soit -vraiment- utile.

💡 Vous pouvez en savoir plus sur nos intégrations ici

‍

Formation et sensibilisation des employés

Une enquête de l'IFMA a montré que 40 % des initiatives de gestion de l'occupation échouent en raison d'un manque de formation et de sensibilisation des employés. Il est donc crucial de les impliquer dans le processus.

MerciYanis accompagne ses clients et les collaborateurs dans la compréhension et l’adoption des solutions installées. C’est d’ailleurs Thomas Chaudron, consultant à la direction de l’environnement de travail de TF1 qui le dit le mieux : “L’équipe de MerciYanis nous a accompagnés dans la mise en place des solutions, se sont déplacés et ont pris le temps d’échanger et de répondre aux questions des collaborateurs… c’est très appréciable”.

‍

‍

‍

Connaître l'occupation réelle d'un bâtiment professionnel est non seulement bénéfique pour réduire les coûts, mais aussi pour optimiser l'utilisation des ressources. Avec des méthodes modernes de suivi de l'occupation, les entreprises ont la possibilité d'économiser jusqu'à 20 % sur leurs factures énergétiques et de mieux justifier leurs investissements immobiliers.