Réussir un événement de A à Z en startup et avec peu de budget

Nous sommes Laura et Alexia, et on vous emmène dans les étapes à suivre pour réussir votre événement (et non, il n’y a pas que la communication sur LinkedIn). On s’est trompées, on a galéré, on a payé… mais aujourd’hui on vous partage tout pour que vous n’ayez pas à le faire ! 😉

Publié le

1.5.2023

par

Laura Belmonte & Alexia Benhaim

En 4 ans, nous sommes graduellement passés de 0 salon professionnel à 3 par an, en plus d’événements originaux comme des visites de sites clients et autres rendez-vous digitaux. Au-delà de l’investissement financier que peut représenter un événement, c’est avant tout beaucoup d’organisation, des idées et du temps de la part de l’équipe marketing… mais pas que !

Nous sommes Laura et Alexia, l'équipe marketing et communication chez MerciYanis. On vous emmène dans les étapes à suivre pour réussir votre événement (et non, il n’y a pas que la communication sur LinkedIn). On s’est trompées, on a galéré, on a payé… mais aujourd’hui on vous partage tout pour que vous n’ayez pas à le faire ! 😉

First things first : l’administratif

La règle de base dans l’événementiel, c’est l’anticipation.

Contacter

Tout prend toujours plus de temps que prévu, et on est souvent amenés à travailler avec des personnes extérieures à son département voire son entreprise, donc on ne gère plus les délais.

Qu’il s’agisse de salons ou de visites chez un de nos clients, il faut s’y prendre assez tôt pour avoir le choix des dates ou des emplacements.

Il faut contacter les organisateurs du salon, en ayant en tête le budget maximum que vous vous êtes fixés (on a vite la folie des grandeurs). Chez MerciYanis, nous avons commencé par y aller en visiteurs (sans stand) en essayant de rencontrer et parler à un maximum de personnes. Puis nous avons pris des stands de 6m2 au Workplace Meetings à Cannes, puis 9 m2 au Salon de l’Environnement de Travail et des Achats, puis 12m2… En suivant notre croissance et notre capacité de paiement.

Quand c’est un événement chez un client, il faut les contacter au moins 2 mois à l’avance pour s’assurer de leur disponibilité, leur donner le choix dans les jours et horaires, et pouvoir réserver ou fermer des espaces si nécessaire. Nous préparons un mail avec toutes les informations, un squelette du programme que nous envisageons, et restons ouverts à toutes demande ou question. Cela montre notre engouement et notre préparation pour l’événement : ils ne peuvent que dire oui !

💡 Le conseil d’Alex : Pensez toujours à vérifier les vacances scolaires, jours fériés etc lorsque vous vous lancez dans un événement pour vous assurer un maximum de disponibilité !

Organiser

Une fois que l’événement est confirmé, il faut s’organiser pour ne rien rater.

Cette étape nous aura pris du temps. Au début, en bonnes étudiantes d’écoles de commerce, on a créé un rétroplanning. Super, on a fini.

Pas du tout 🙃 On le note mais on ne met pas forcément de deadline, et on fait un peu tout au fil de l’eau, au fur et à mesure qu’on y pense. Forcément, on oublie des choses, on s’y prend (trop) tard, on s’inflige du stress, on fait tout dans l’urgence. Et puis petit à petit, on marque les repères temporels et les actions qui reviennent à tous les événements.

3 ans plus tard, on a donc créé une super checklist qui reprend tous les grands sujets d’un événement (comme on les voit ici) avec les personnes appropriées associées, des deadlines et un suivi de leur avancée.

Notre rétroplanning nous permet d’avoir une vision plus large des grandes étapes à avoir fini et quand.

📨 Si vous voulez notre super checklist Notion, envoyez-moi un message sur LinkedIn et je vous l’envoie 🫶

Notre super checklist qui reprend toutes les étapes et les différentes équipes

Réserver

Troisième étape : la logistique !

Notre événement est confirmé, on a tout organisé, maintenant il faut y aller.

L’équipe MerciYanis est toulousaine, il y a donc une vraie partie consacrée à la réservation des trains et Airbnb lorsqu’on se rend à des salons sur Paris ou Cannes, ou lorsqu’on propose des visites de sites clients. De même, il faut prévoir le matériel que l’on doit emmener pour l’habillage de notre stand et choisir le transport adéquat, ou le faire livrer en amont (anticipation, vous vous souvenez ?).

La création et le design de l’événement

On se lance !

Pour les salons annuels, on commence avec un brainstorming entre l’équipe commerciale et l’équipe market pour émulsionner nos idées communes et notre créativité. Nous avons souvent des petits stands (autour de 10m2), donc nous démarquer est essentiel ! La définition du thème déterminera notre ligne de communication et les prochaines étapes (designs, commandes, personnes à contacter etc). Une fois l'objectif défini, il faut mettre en place une structure pour l'événement en prévoyant un rétroplanning listant les missions transverses des différentes équipes dans la durée et jusqu’au jour J.

Avant de plonger, mesurer la profondeur

Il faut toujours s’assurer que ce que nous avons en tête est réalisable avec nos ressources (limitées). Par exemple, lors du SETA 2022, nous souhaitions créer une animation à travers un mur de QR codes coloré et frais. Nous avons créé un MVP (Minimum Viable Product), puis nos talents d’architectes on été mis à profit via une simulation 3D du stand avec l’outil Kozikaza. Si tu penses que c’est une perte de temps, c’est une erreur : nous avons pu visualiser à l’avance notre projet, et nous nous sommes assurées de respecter les contraintes techniques imposées par le salon.

Visuel de notre stand avec Kozikaza

De la conception à la réalisation

Les salons

La création des designs pour nos événements est une étape clé. Cela permet de refléter l’identité visuelle de MerciYanis, de créer une ambiance, voire de guider les participants une fois sur place. Nous faisons des réunions régulières au sein de la Team Market pour discuter des idées, des couleurs et des éléments visuels à utiliser. L’union fait la force : alors nous sollicitons les autres équipes pour nous aider ! Par exemple, après le MVP et la création des 200 QR codes (!) sur Illustrator, nous avons créé un jeu : certains QR codes permettaient de gagner un cadeau une fois scannés. Nous avons donc demandé à notre Team Dev de créer des redirections animées “Gagné / Perdu” en fonction du QR code scanné.

💡 Le conseil de Laura : Réfléchissez bien à vos productions print. Elles coûtent de l’argent et créent un produit physique : autant faire en sorte de pouvoir les réutiliser pour optimiser leur utilisation (quand c’est pertinent et possible bien sûr).

Chez MerciYanis par exemple, nous créons des kakémonos, dépliants, goodies, et vêtements brandés que l’on peut réutiliser.

Vous l’aurez compris, nous privilégions la création en interne à 99%. Cependant, il y a toujours des exceptions. Par exemple, pour présenter les règles du jeu des QR codes colorés, nous avons contacté un graphic designer.

Affiche qui explique les règles du jeu

Les webinars et formations

Il faut créer le contenu qui répond aux besoins et aux attentes de nos participants.

Ainsi, nous définissons clairement de quoi on va parler, illustrons le contenu avec des cas clients et nous prêtons attention à la mise en forme des slides pour maximiser l’engagement. Nous préparons un script et faisons des répétitions avec les commerciaux pour s’assurer de l’impact du discours et de la répartition du temps de parole entre les organisateurs. Rien n’est laissé au hasard 🤓

Psst : Vous pouvez retrouver nos webinars ici ▶️

Planifier le budget et les commandes

On retrouve notre mot d’ordre : anticiper pour éviter les retards de livraison ou les erreurs de commande.

Généralement, nous avons deux « types » de commandes :

  • Une “classique”, regroupant le matériel commun à chaque salon

Goodies, dépliants et nos fameux bonbons à la violette de Toulouse

  • Une spécifique à l’animation choisie

Par exemple, pour notre thème foot au Workplace Meetings 2022 : nous avons acheté drapeau, banderoles, ballon et maillots de foot brandés à l’équipe du MerciYanis FC ! ⚽️

Lorsque l’on a un (petit) budget, il convient de s’octroyer du temps pour trouver du matériel au meilleur rapport qualité / prix pour nous, et le tour est joué, il ne reste plus qu’à remplir le panier !

💡 Le conseil de Laura : Une fois les commandes reçues, il est crucial de tester le matériel en conditions réelles pour s'assurer qu'il soit fonctionnel, et apporter des modifications nécessaires avant le jour de l'événement si besoin.

La partie fun : faire parler (de) l’événement

Dans cette étape, tout est déjà fait ou commandé et le fond est prêt. Maintenant, on travaille la forme.

Avant : Dire à nos prospects ou clients “MerciYanis sera à cet événement ou prépare ce webinar / cette formation / cette visite. Vous voulez venir ?”.

Pendant : Une fois qu’ils sont là, enregistrer leur présence (photos, vidéos, enregistrements)…

Après : Pour pouvoir en reparler une fois qu’il est fini : ”regardez, MerciYanis a fait ça, il y avait telle personne, elle a vu / dit / appris ça. Vous voulez venir la prochaine fois ?”.

💡 Le conseil d’Alex : Capitalisez au maximum sur ce que vous faites. Créer (un événement, du contenu) prend du temps : réutilisez tout ce que vous pouvez. Une visite devient un article avec des photos comme fil conducteur, un événement devient une vidéo pour montrer MerciYanis proche de ses prospects ou sous un nouveau jour pour de l’image de marque (Instagram 👋), les images d’un salon 2023 deviendront le teaser du salon en 2024…

Avant

Il faut communiquer sur l’événement. Là aussi on anticipe et on crée tous les visuels en même temps une fois qu’on a trouvé le design qui nous plait : il n’y a plus qu’à l’adapter au format. Nous les sortons idéalement un mois à l’avance, histoire que nos prospects aient le temps de tomber dessus via un mail ou sur LinkedIn.

Pour tous les événements nous créons :

  • Une bannière mail en .gif pour tout le monde
  • Une bannière LinkedIn
  • Une bannière LinkedIn pour notre page entreprise
  • Un visuel pour un post LinkedIn dédié
  • Que l’on réutilise dans notre newsletter (💌 cliquez ici pour nous rejoindre !)

Différents visuels pour la visite du coworking Naama

Et des fois, pour certains événements, on s’emballe…

Laura et moi aimons bien faire des vidéos de temps en temps, ce n’est pas un format très répandu autour de notre cible. On a donc créé des teasers et une vidéo assez longue autour de notre thème pour le Workplace Meetings 2022 (on voulait rendre hommage au foot qui nous ressemble pour la Coupe du monde qui avait lieu en même temps… au Qatar).

Au-delà d’aimer en faire de temps en temps, ça nous demande quand même du temps et ça mobilise l’équipe, mais il y a un vrai objectif derrière : ça nous permet de créer de l’engouement auprès de nos prospects, on nous identifie davantage que nos concurrents ou certains autres acteurs, ça nous humanise, ça nourrit notre image de marque et notre identité sur le marché.

D’ailleurs, l’équipe prend le jeu à coeur et participe pour nous aider à créer le contenu ! Cela dit, il faut toujours expliquer pourquoi on a besoin d’eux et à quoi ça va servir (on ne l’a pas toujours fait). Vous pouvez commencer avec de petits moyens : nous n’avions aucune compétence en montage (pas franchement sûres d’en avoir développées) et pas de budget… On a grandi, on s’est étoffées et on a investi petit à petit : un iPhone, un micro, un stabilisateur, une ringlight… Maintenant on nous appelle les Sofia Coppola de l’IoT Valley 🎬 (non).

▶️ Allez on vous laisse le lien de la chaîne YouTube MerciYanis juste pour le plaisir !

Pendant

Ça y est, il a lieu ! 🥳 Mais attention, on ne se repose pas tout de suite : on couvre l’événement.

Si c’est un événement physique (salon, visite, rencontre…), on prend des photos et des vidéos, idéalement dans les formats vertical et horizontal (horizontal pour du contenu professionnel et pour LinkedIn et YouTube, vertical pour de l’instantané et Instagram). Par exemple, on vous laisse avec la vidéo du SETA 2022 pour LinkedIn, et celle pour Instagram.

Si c’est une formation ou un webinar, nous utilisons Livestorm qui enregistre automatiquement l’événement et envoie le replay une fois fini.

Après

On se repose. Non je rigole, toujours pas (mais bientôt, promis).

C’est maintenant qu’on capitalise sur l’événement !

  • On reprend les photos ou vidéos qu’on a prises sur place pour recréer l’engouement ou rendre nostalgiques les participants (sur LinkedIn principalement)
  • On en parle dans une newsletter et on demande si d’autres seraient intéressés pour une prochaine session (formation, webinar, visite…)
  • On recontacte par mail les participants : pour les remercier d’être venus, rebondir sur leurs sujets du moment et les solutions que MerciYanis peut leur proposer, leur envoyer du contenu (article récapitulatif, replay vidéo, sondage…)

Le rôle de l’équipe commerciale

En attendant l'ouverture du salon

L’équipe sales a le rôle de contacter les personnes pré événement. Ils ont une liste interne des personnes susceptibles de (re)venir aux salons, et ils y ajoutent les prospects et clients rencontrés en démo les mois qui précèdent le salon. Ensuite, il n’y a plus qu’à lancer les invitations pour faire leur connaissance et leur faire découvrir la solution !

Les salons sont aussi un excellent moyen pour notre équipe toulousaine d’entretenir le lien avec nos clients qui viennent assez souvent sur les gros salons de leur métier (SETA et Workplace Meetings).

Et pour la petite nouveauté, la team market va collaborer avec la team sales pour reprendre le sujet et continuer à promouvoir les prochains salons de manière proactive !

Quand le salon bat son plein

Sans surprise, c’est là que les commerciaux doivent tout donner ! Ils présentent la solution et rebondissent sur les enjeux des prospects, découvrent de nouvelles problématiques et ont une meilleure idée du marché et de la concurrence.

Pour s’assurer la venue de prospects de qualité, les sales ont une petite astuce : ils recontactent les personnes une fois sur le salon (mail ou sms) pour qu’ils n’oublient pas de venir les voir pour parler IoT, smart workplace, propreté, facility management, mais aussi cassoulet, rugby… (malin non ?)

L’after

Après le salon, il est crucial de capitaliser sur l'événement en continuant à travailler avec les prospects rencontrés. Pour ce faire, le contenu créé par l'équipe market pendant le salon est utilisé pour relancer les prospects, comme des articles post-visites ou des vidéos. Les commerciaux adaptent le contenu aux besoins des types de prospects renocntrés et font des mails personnalisés.

On peut dire que l'équipe Market et Sales sont comme deux pois dans une gousse d'ail, elles se complètent à merveille ! 🤩

(Oui l'article est long on commence à fatiguer...)

Il y a 3 buts selon nous à la création d’un événement :

  • Découvrir puis convertir des prospects (soyons honnêtes) ou nous assurer de la bonne utilisation de notre outil par nos clients
  • Développer notre identité et notre image de marque : qui nous sommes aux yeux de nos clients, au-delà de notre solution
  • Entretenir des relations sincères et humaines avec nos prospects et clients : se rencontrer, c’est capital !

On a beaucoup appris et beaucoup progressé en peu de temps.

Si vous débutez, pas de panique : on apprend jamais mieux qu’en faisant, et faire des erreurs fait partie du jeu. On espère qu’avec tout ce que l’on vous a raconté, vous en éviterez certaines et vous garderez des idées pour vos futurs événements !

Si vous avez des questions, des retours ou des conseils à nous donner (on apprend toujours évidemment), n’hésitez pas à nous écrire sur LinkedIn !

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