Smart workplace : comprendre les termes et défaire les idées reçues

Lors d'un atelier organisé en collaboration avec l'IDET, l'équipe MerciYanis vous propose de revenir sur les termes phares de l'environnement de travail. API, BOS, IA, RGPD... que veulent dirent ces termes, et qu'en est-il des idées reçues que l'on s'en fait ? On vous dit tout !

Publié le

10.6.2024

par

Alexia Benhaim

Lors d'un atelier organisé en collaboration avec l'IDET, l'équipe MerciYanis vous propose de revenir sur les termes phares de l'environnement de travail. API, BOS, IA, RGPD... que veulent dire ces termes, et qu'en est-il des idées reçues que l'on s'en fait ? On vous dit tout !

Un grand merci à l'équipe de Naama de nous avoir accueillis dans leurs locaux Tour Montparnasse pour cet événement : une vue imprenable sur tout Paris et un service aux petits oignons par Corinne Colson Lafon, Julie Enjalbert et leurs équipes !

🎁 Bonus : vous pouvez télécharger les slides de notre présentation en fin d'article, ainsi qu'une série de questions type Questions pour un champion pour refaire l'atelier avec vos équipes ! 😉

On Premises vs SaaS

On classifie les logiciels dans 2 catégories.

Les premiers sont dit “On Premises”, c’est à dire qu’ils sont installés sur les serveurs de votre entreprise.

Ils se distinguent des logiciels SaaS, pour “Software As A Service”. Ici, l’entreprise prestataire héberge la solution et la rend accessible depuis internet, donc depuis n’importe quel navigateur.

MerciYanis est un SaaS !

Dans l’histoire de l’informatique, les logiciels étaient historiquement déployés “On Premises”. Mais depuis la fin des années 2000, le modèle SaaS s’est démocratisé pour devenir majoritaire. Il a été adopté grâce à une amélioration de la qualité du réseau internet, rendant l’usage en ligne possible, et par des avantages liés à son modèle.

En effet, installer un logiciel “On Premise” implique souvent des frais cachés. Il faut une équipe informatique capable de maintenir les serveurs, d’effectuer la maintenance du logiciel ou être prêt à payer les interventions du prestataire.

À l’inverse, la promesse du SaaS est de fournir un service clé en main. Ici, le prestataire s’occupe de la maintenance de son logiciel sans aucune intervention du prestataire. Le logiciel est mis à jour régulièrement favorisant ainsi une simplicité d’utilisation et une adéquation constante entre les besoins du DET et son outil.

La limitation du SaaS réside dans les craintes que peut avoir l’entreprise cliente autour de l’intégrité et de la sécurité des données. Il conviendra donc de s’assurer que le prestataire de service à mis en oeuvre les éléments nécessaires pour sécuriser ses données.

Le prestataire n’héberge pas toujours lui-même ses données mais utilise des services tiers, comme ceux du Français OVH ou bien des GAFAM (Microsoft, Amazon, Google).

SSO

Le terme SSO pour “Single Sign On” ou “authentification unique” est une méthode permettant à un utilisateur d'accéder à plusieurs applications informatiques en ne procédant qu'à une seule authentification.

Imaginons que vous déployez dans votre entreprise un logiciel de réservation pour la cantine. La première possibilité serait de demander à chacun des collaborateurs de se créer un compte sur cette application et de choisir un mot de passe. Avec le SSO, cette gestion de l’authentification sera déléguée à un autre service, par exemple Microsoft Azur Directory qui est le plus utilisé en entreprise. Concrètement, le collaborateur se connectera avec les mêmes identifiants qu’il utilise pour se connecter sur son poste de travail.

D’ailleurs vous utilisez probablement du SSO sans vous en rendre compte, par exemple en allant sur les apps de votre smartphone et en cliquant sur le bouton “Connect with Google ou Facebook”.

Les avantages du SSO sont nombreux. Cela permet aux collaborateurs de gérer moins de mots de passe et de noms d'utilisateurs. Cela simplifie le processus d'ouverture de session sur une application car il n’y a plus besoin de saisir les identifiants à chaque fois, ils peuvent être sauvegardés. De plus, la gestion des nouveaux collaborateurs et des départs est simplifiée : il n’y a qu’une seule base de données à mettre à jour. Enfin, les risques d’hameçonnage (”phishing” en anglais) sont diminués.

Par contre, en cas de perte de disponibilité, les utilisateurs sont bloqués sur tous les systèmes connectés au SSO et si un utilisateur non autorisé obtient l'accès, alors il pourrait avoir accès à plusieurs applications.

APIs

Une API (application programming interface ou « interface de programmation d'application ») est une interface logicielle qui permet de « connecter » un logiciel à un autre logiciel afin d'échanger des données.

Cette capacité de se partager de la donnée est un vrai changement de paradigme. À l’époque, les solutions étaient fermées, propriétaires. En choisissant un logiciel ou un constructeur d’équipement vous deveniez dépendant de ce dernier. Si vous aviez besoin de la donnée pour un usage qui n’avait pas été pensé, vous deveniez dépendant de la bonne volonté de votre prestataire pour qu’il la développe. Les logiciels présentaient ainsi un fort risque de devenir des usines à gaz peu évolutives.

Maintenant, les éditeurs peuvent se spécialiser pour proposer le meilleur service sur une verticale, et si jamais le client a besoin de la donnée du logiciel pour un autre usage il pourra venir créer cette connexion entre les outils.

En choisissant des logiciels qui ont des APIs vous vous ouvrez les portes pour de futurs besoins et maximisez potentiellement le ROI d’une solution.

Pour prendre un cas concret, avec MerciYanis nous avons récupéré par API les données de capteurs de mesure d’occupation qui étaient déjà installés chez un client pour les utiliser dans notre module de propreté à l’usage. Le client n’a pas eu de nouvel équipement à installer, mais il maximise son parc en l’utilisant pour un nouveau service.

Attention MerciYanis n’a pas d’API ouverte à proprement parler.

Quand 2 entreprises ont des API, cela veut dire qu’elles ont la capacité d’échanger de la donnée si elles respectent les règles qu’elles se sont fixées.

Les équipes techniques vont se réunir et fixer les règles : envoyer la donnée à tel endroit, être structurée de telle façon, utiliser une certaine méthode d’authentification. Cela demande un peu de développement des 2 entreprises.

💡 Notre conseil : il faut regarder si la société dispose d’API.

Il faudra néanmoins être conscients que créer des “connecteurs” implique régulièrement des coûts de développement ou d’abonnement. Même si dans la pratique certains outils comme Zapier permettent de créer ces connecteurs sans coder, dans la réalité ce sont souvent les éditeurs qui les conçoivent pour des raisons de performance et de sécurité des données.

Aussi, créer des intégrations entre trop d’outils peut devenir un sac de noeuds : il faut avoir une vraie stratégie, qui est par exemple de déployer un BOS.

BIM, BOS & GTB

BIM

"Building Information Modeling", une maquette numérique qui reproduit virtuellement le bâtiment physique.

BOS

“Building Operating System”. Voyez cela comme une base de données qui centralise et unifie toutes les informations du bâtiment.

En déployant un BOS, le DET se construit un actif sur du long terme car la donnée aujourd’hui stockée, pourra demain avoir des usages encore inconnus (comme utiliser un moteur d’intelligence artificielle pour anticiper les besoins dans son bâtiment).Demander à votre prestataire de déverser ses données dans un BOS peut être une stratégie intéressante car cela permet à tous les autres services de récupérer de la donnée sans avoir à créer d’intégrations avec d’autres services.

GTB

"Gestion technique du bâtiment", surveiller et contrôler spécifiquement les équipements mécaniques et électriques d'un bâtiment donné. Ils fournissent une interface technique aux gestionnaires d'immeubles.

Les bâtiments à usage tertiaire de plus de 1 000 m² sont souvent concernés par des obligations de réduction de la consommation énergétique, ce qui peut impliquer l'installation de systèmes de GTB. Pour les nouveaux bâtiments ou les rénovations importantes, la réglementation thermique en vigueur (RT 2012 puis RE 2020) peut exiger des solutions de GTB pour garantir le respect des performances énergétiques.

Les systèmes de GTB sont classées de A à D en fonction de leur sophistication et de leurs fonctionnalités (système de base, intermédiaire, avancé, intelligent).

Quand propriétaires et FMers cherchent à installer dans le bâtiment des outils pour analyser la performance énergétique ou mettre en place une stratégie de maintenance prédictive, ils se trouvent confrontés à des logiciels ingérables et à une architecture informatique chaotique connue sous le nom de “Spaghetti Ware”, c’est-à-dire plusieurs couches de composants incompatibles et d'architectures impénétrables qui se sont progressivement ajoutées dans les bâtiments.

La principale différence entre GTB et BOS réside dans le fait que les systèmes de GTB n'ont pas été conçus pour permettre l'échange de données, et encore moins le déploiement facile de nouvelles applications, à l’inverse du BOS.

Le BOS sert de plateforme ouverte pour fournir au secteur de la GTB plein d'applications pour améliorer les conditions de vie des occupants… et les fonctionnalités de travail des opérateurs et propriétaires. C’est l’évolution du système traditionnel de gestion de bâtiments et d'automatisation en un système d'information intelligent et interopérable.

Aujourd’hui MerciYanis va encore plus loin pour mettre en relation le bâtiment, les installations, et les collaborateurs qui l’occupent et les utilisent : c’est le Workplace Operating System (WOS). Une couche logicielle intuitive et interopérable pour gérer le bâtiment et les collaborateurs de manière opérationnelle… et décisionnelle grâce à des statistiques poussées créées à partir des données des capteurs.

RGPD

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) encadre le traitement des données personnelles dans l’Union Européenne. Il s’applique à toute organisation, publique et privée, qui traite des données personnelles pour son compte ou non, dès lors :

  • Qu’elle est établie sur le territoire de l’Union européenne
  • Que son activité cible directement des résidents européens

Cela vous concerne donc certainement !

Alors qu’est-ce qu’une donnée personnelle ? D’après le RGPD, il s’agit de « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ».

On peut l’identifier :

  • Directement : nom, prénom, etc
  • Indirectement : numéro de téléphone, image, données biométriques, etc.

En tant que gestionnaire de l’environnement de travail, vous avez probablement accès à des données personnelles (badges, flotte automobile, archives). Vous devez vérifier quelles données sont stockées, comment elles sont utilisées et leur finalité. Un Délégué à la Protection des Données (DPO) peut vous accompagner dans cette démarche.

Les QR Codes

Les QR Codes, ou Quick Response Codes, existent depuis 1994 et ont été créés par un ingénieur japonais. Ce sont des outils pratiques pour accéder rapidement à des informations numériques grâce à un simple scan !

2 types de QR Codes :

  • QR Codes statiques : Ces codes contiennent une information directement encodée, comme l'URL d'un site web. Une fois scanné, le code amène directement à l'URL spécifiée sans intermédiaire.
  • QR Codes dynamiques : C’est le contraire du statique, ces codes pointent vers une URL qui peut ensuite rediriger l'utilisateur vers divers services ou pages. Cela permet aux propriétaires du code de modifier la destination du lien sans avoir à changer le QR Code lui-même, ce qui est idéal pour les mises à jour de contenu.

Donc, le principal avantage des QR Codes est qu'ils permettent d'accéder rapidement à des sites et services sans avoir à taper des adresses web.

IoT

L’Internet Of Things ou l’internet des objets en français relie le monde physique, comme des objets, au monde digital en permettant aux objets de collecter et partager des données. En pratique, ces objets utilisent différents réseaux, du Bluetooth au Wifi en passant par des réseaux basses consommation comme Sigfox, Lora ou bientôt la 5G.

Les capteurs IoT utilise des réseaux 0G, ça veut dire bas débit, basse consommation et à longue portée.

💡 Fact pas très fun mais historique : c’était un protocole déjà utilisé pendant la Première Guerre mondiale pour communiquer avec les sous-marins.

MerciYanis utilise majoritairement les réseaux LoRa et Sigfox, qui font partie d’un réseau étendu à basse consommation (Low Power Wide Area Network ou LPWAN).

Les LPWAN, apparus dans la décennie 2010, constituent un nouveau modèle de communication dans l'IoT, à côté des réseaux sans fil à faible portée et des réseaux cellulaires conventionnels. Ils proposent des compromis originaux répondant aux contraintes de contextes IoT de plus en plus répandus : un grand nombre d'objets, doté chacun d'une longue portée (quelques kilomètres) et traitant occasionnellement de petites quantités d'information, tout en maintenant une faible consommation électrique, l'alimentation s'effectuant le plus souvent par une pile devant durer plusieurs années.

L’IoT a été démocratisé auprès du grand public avec des objets du quotidien comme des montres, balances, enceintes ou autres objets connectés pour la maison. Si dans le monde de l’entreprise la logistique est le secteur où l’IoT est le plus déployé, l’environnement de travail n’est pas en reste. En effet, on parle souvent de capteurs pour faire de la maintenance prédictive, mais le vrai le futur que l’on attend et qu’on touche du doigt pour l’environnement de travail c’est que les équipements soient nativement connectés, que le capteur soit intégré dans l’objet. Par exemple, Ledger va déployer dans son nouveau siège des frigos connectés.

Technologies RFID / NFC / Bluetooth

Les technologies RFID, NFC et Bluetooth sont essentielles pour la connectivité sans fil et ont des applications spécifiques dans notre vie quotidienne. On ne peut donc pas repartir sans les définir… on va utiliser des exemples qui vous sont familiers pour les illustrer de manière ludique :)

RFID (Radio Frequency Identification)

Cette technologie utilise des fréquences radio pour identifier automatiquement objets, animaux ou personnes équipés de tags RFID. En entreprise, elle peut être utilisée pour le suivi des stocks ou les badges d’accès des employés.

Chez MerciYanis, nos solutions de propreté Skiply utilisent un badge avec une puce RFID pour le pointage ou la traçabilité des prestations des agents.

NFC (Near Field Communication)

Permet de connecter deux appareils électroniques à très courte distance, typiquement pour le paiement mobile lorsque le smartphone est proche du terminal de paiement pour effectuer la transaction.

Notre partenaire Taqt utilise des badges équipés de puces NFC pour le pointage et la traçabilité des prestations des agents.

Bluetooth

Permet de connecter sans fil des appareils comme les téléphones, casques et enceintes à quelques mètres de distance.

Grâce au bluetooth, les informations transiteraient de capteurs en capteurs, ça s’appelle du MESH : un seul peut être connecté à internet !

Intelligence Artificielle

L'IA consiste en l'application de méthodes algorithmiques visant à simuler les capacités cognitives humaines. Elle permet aux machines d'apprendre à partir des données et de prendre des décisions autonomes ou de proposer des solutions basées sur des analyses.

Pourquoi l'intelligence artificielle est-elle si importante aujourd'hui ?

  • Augmentation de la capacité de calcul

Les progrès technologiques ont augmenté la puissance de calcul disponible, permettant le traitement rapide de grandes quantités de données.

  • Accroissement du volume de données

Chaque jour, nous générons autant de données que celles créées de l'aube de la civilisation jusqu'en 2003, offrant une richesse d'informations que l'IA peut exploiter pour apprendre et évoluer.

Il n'existe pas une unique IA, mais plutôt plusieurs formes d'IA, chacune basée sur des principes algorithmiques distincts, comme le machine learning et le deep learning. Ces technologies se différencient principalement par les méthodes d'apprentissage qu'elles emploient :

  • Apprentissage supervisé : Imaginez enseigner à une IA à reconnaître des chats en lui montrant des photos étiquetées de chats.
  • Apprentissage non supervisé : L'IA regarde un tas de photos sans savoir ce qu'elles représentent, et essaie de trouver des groupes de photos qui se ressemblent.
  • Apprentissage par renforcement : Comme apprendre à un chat à faire des tours en lui donnant des friandises pour les bons comportements. L'IA apprend en faisant des actions qui lui rapportent des "récompenses".

L'intelligence artificielle à travers des modèles de machine learning, analyse des données pour identifier des tendances et anomalies et prédire des comportements futurs en utilisant des indicateurs clés de performance (KPI). Cela permet à l'IA de formuler des recommandations pour améliorer l'efficacité opérationnelle et réduire les coûts, comme optimiser l'utilisation des espaces de bureau ou réduire la consommation énergétique.

Parallèlement, des outils comme ChatGPT d'OpenAI utilisent des modèles de langage, similaires au système de prédiction de texte T9 qui calculaient la probabilité du mot suivant dans une phrase.

Ces technologies combinées renforcent les capacités analytiques des entreprises, rendant les processus décisionnels plus rapides et basés sur des données précises.

Par exemple aujourd’hui, le chatbot MerciYanis utilise l'intelligence artificielle pour répondre instantanément aux questions de la vie en entreprises des collaborateurs : notre modèle rassemble, analyse puis répond grâce au cumul des sources de données qu’on lui a transmis et qu’il a traitées.

Mais pour en savoir encore plus, 👉 RDV le 11 juin à l’Atelier IA avec le club digital de l’IDET et le CEO de MerciYanis, Guillaume Blanc !

La RSE

Chez MerciYanis, nous sommes très soucieux de la RSE, c’est un sujet important pour nous. On veut donc avoir une vraie conscience et connaissance de la réalité... et surtout ne pas dire de bêtises.

Les mails, ça pollue vraiment autant qu’on le dit ?

En réalité, l’ADEME et d’autres sources ont écrit des rapports disant qu’en moyenne dans une entreprise de 100 collaborateurs, chaque personne reçoit 58 mails / jour et en envoie 33.

L’envoi de 33 mails d’1Mo (ce qui est déjà beaucoup) à 2 destinataires / jour / personne / an = 180kg de CO2, soit 9 vols Paris - New York A-R !

MAIS, l’analyse est trompeuse car elle prend en compte la construction des terminaux (ordinateurs et smartphones), alors qu’ils ne servent bien sûr pas qu’à envoyer des mails (sinon c’est quand même triste). Quand on diminue l’impact de ces terminaux, on réduit l’impact de 52% !

Frédéric Bordage, fondateur de GreenIT :

"L'empreinte de la totalité des mails envoyés par un professionnel pendant un an s'élève à 75 kg de CO2 alors qu'acheter un deuxième écran génère 530 kg de CO2. Il faut donc surtout allonger la durée de vie des équipements (...)"

Fabrication d’un ordinateur = 6 ans d’emails

Bilan carbone du numérique = 3 à 4% des émissions mondiales de gaz à effet de serre. Et les mails représentent 1% de ces 4%, soit 0,04 % des émissions !

Envoyer des mails, ça permet aussi d’économiser sur d’autres plans : l’envoi de courrier, ou le déplacement en personne (train, avion, voiture).

Jean Marc Jancovici a d’ailleurs publié un post LinkedIn mi-mai sur ce sujet : parmi les actions pensées avec le plus d’impact et les plus réalisées on retrouve “trier sa boîte mail”. Pourtant, voici la réalité par les mots de Jancovici :

“Et là, nous démontrons une parfaite cohérence dans l’incohérence, à savoir que les gestes considérés comme les plus efficaces sont en fait ceux qui sont déjà le plus couramment pratiqués, sans lien avec l’impact réel. Arrive en tête le fait de trier sa boite mail (considéré comme le geste le plus efficace, et qui est aussi celui le plus fréquent), alors que son impact est marginal.Les gestes d’autolimitation (sur le nombre d’équipements, et sur la consommation de données), qui sont les plus impactants (surtout le premier, car chez nous 80% de l’empreinte carbone d’un smartphone sur sa durée de vie est liée à la sa fabrication), n’ont par contre pas la cote !”

On espère que vous y voyez plus clair sur ces termes et que vous êtes convaincu'es de leur importance dans l'environnement de travail d'aujourd'hui et de demain !

🎁 Cliquez ici pour télécharger les slides de notre présentation et récupérer nos questions pour refaire le jeu avec vos équipes ou juste tester vos connaissances !

Vous avez d'autres questions ou vous voulez lancer un projet avec nous ? Écrivez-nous ici ! 😊

Ce qu'il faut retenir :

✅ Les DET doivent faire face à des enjeux de plus en plus complexes et connectés : ils doivent s'outiller.

✅ Beaucoup de termes autour de la smart workplace fonctionnent ensemble : il est primordial de comprendre leur fonctionnement pour prendre des décisions éclairées et adaptées à son environnement de travail.

✅ MerciYanis est un expert de la smart workplace : nous sommes là pour vous conseiller en fonction des besoins réels des entreprises, et c'est bien ça qui compte !

Proposez des locaux sains, sûrs, agréables et durables grâce à MerciYanis.

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