Publié le
par
Et si votre reporting était votre premier centre de coûts… sans que vous ne le sachiez ?
Copier, coller, ressaisir, vérifier… Ça occupe bien vos journées et celles de vos équipes. Et vos équipes, elles bossent. Beaucoup, même…
Le problème, c’est qu’une partie de ce travail se perd dans des fichiers Excel, des feuilles papier et des messages envoyés un peu partout. Et quand arrive le moment de piloter, de décider et de faire vos reportings… il y a toujours un trou dans la raquette.
Dans la vraie vie, le reporting est encore trop souvent manuel. Et ce fonctionnement-là a un effet pervers : il donne l’impression que tout est suivi, alors qu’en réalité, on passe surtout du temps à rattraper. C’est parti pour un petit comparatif reporting manuel / reporting automatisé, histoire de vous donner l’eau à la bouche.
Concrètement, ça donne quoi la collecte ? Des feuilles de papier à récupérer (parfois dans les sanitaires, oui, oui). Des contrôles faits à la main, des messages WhatsApp pour vérifier si tout est bien passé. Et quand vient une information manquante, vous relancez. Quand un point n’est pas clair, évidemment, vous vérifiez.
Vos données sont là (enfin quelque part par là), mais vous les recevez tard ou rarement complètes dès le premier passage. C’est la pagaille.
Vos équipes saisissent directement les informations sur le terrain, pendant les interventions. Grâce à l’outil, ils sont guidés dans la saisie, les données sont 100% sécurisées et ça évite les oublis.
Ensuite, les informations remontent automatiquement, sans action supplémentaire de votre part. Et au moment de consulter vos reportings : c’est cadeau, tout est déjà centralisé, clair et immédiatement exploitable. Elle est pas belle la vie ?
Vos données circulent à droite à gauche. Un support par-ci, un support par-là. Un chiffre dans un fichier Excel, un autre noté sur papier, un troisième envoyé par message (et parfois à la volée.)
“C’est lequel déjà le bon ? Faut que je prévienne Fabienne que le chiffre a changé”.
Ce flou a un coût : 12,9 millions de dollars par an. C’est ce que coûterait aux entreprises le manque de fiabilité des données, à force de petites approximations, de corrections tardives et de décisions prises avec des informations peu fiables.
Vous travaillez avec une seule version des données. Et comme vos informations arrivent au même endroit, au même moment, elles se mettent à jour toutes seules, comme des grandes. Surtout, vous arrêtez de penser aux données, et vous passez directement à l’analyse.
Ah les données sont enfin bonnes. Sauf que vous ne savez plus ce que vous avez déjà mis à jour. Alors vous passez une partie (clairement non négligeable) de votre temps à chercher la bonne information. Le bon fichier. La bonne version. Le bon chiffre…
Oups, même joueur joue encore. Vous copiez, vous collez, vous corrigez. Quelle énergie dépensée !
Oh les tableaux se mettent à jour tout seuls. Merveilleux, les indicateurs sont prêts, sans que vous deviez y passer 2h. Quel gain de temps.
L’heure de l’analyse des chiffres. Sauf que les reportings arrivent après la bataille…Vous traitez les problèmes lorsqu’ils deviennent visibles. Autrement dit, quand ils ont déjà commencé à produire leurs effets (négatifs, hein!). À ce stade, il ne s’agit plus vraiment d’anticiper, mais de limiter les dégâts.
À cause de ce manque de recul, il vous est difficile d’identifier ce qui se répète, ce qui dérive lentement ou ce qui aurait pu être corrigé plus tôt. Vous avancez en réaction, plus qu’en anticipation.
Ah, la lecture change! Les données vous permettent de faire apparaître les tendances, de mettre en lumière les zones sensibles, vous signalent les délais qui commencent à glisser. Et bim, vous voyez enfin venir les problèmes. Résultat : vos décisions se prennent plus tôt, avec une vision plus claire de la situation.
Ce n’est pas qu’une impression. Les entreprises capables d’exploiter des données en temps réel améliorent leur performance opérationnelle de 20 à 30 %.
Avec les reportings “à la mano” démontrer votre performance réelle devient vite compliqué. Avouez, on a tendance à rajouter un petit mot doux à chaque fois : “globalement, on est dans les clous”. “A priori, nous devrions arriver aux objectifs”...Chacun a sa lecture, et les discussions s’éternisent faute d’infos claires et précises sur lesquelles s’appuyer.
Ce n’est pas anecdotique. Selon PwC, les organisations data-driven sont trois fois plus susceptibles d’améliorer significativement leurs décisions stratégiques.
Lorsque vous automatisez, la conversation change radicalement. Vous partagez des indicateurs simples, lisibles, compréhensibles par tous. Forcément, vos échanges gagnent en efficacité, les arbitrages deviennent plus rapides et les décisions s’appuient enfin sur une base commune. Et on peut même aller plus loin : vous saviez que vous pouviez utiliser l’IA pour augmenter la valeur rendue ?
Vous l’aurez compris : le reporting manuel vous pose problème parce qu’il vous empêche de voir ce qui se passe réellement. Vous prenez vos décisions avec un temps de retard, parfois avec des doutes, souvent sans vue d’ensemble.
Automatiser votre reporting, c’est changer de posture : vous passez d’une logique d’accumulation et de compilation à une logique de lecture et d’arbitrage. Vos données deviennent un support à la décision, et votre client est bien plus satisfait, et gagne en confiance.
Et hop, un contrat gagnant-gagnant.
par
Suivez ces 5 KPI de maintenance indispensables pour mesurer et prouver la performance des services généraux : résolution, SLA, récurrence, urgences et prise en charge.
Découvrir
par
Mails, appels, WhatsApp : la coordination avec vos prestataires vire au casse-tête ? Découvrez comment un outil de ticketing améliore transparence, traçabilité et pilotage des SLA.
Découvrir
par
Effort disproportionné, absence de retour, parcours complexe : les vrais blocages au signalement des incidents. Solutions concrètes pour les DET.
Découvrir
