5 indicateurs de maintenance à suivre pour prouver la performance des services généraux

Le vrai défi : prouver la performance

En tant que Directeur de l’Environnement de Travail, vous êtes attendu sur deux fronts à la fois.

D’un côté, la réalité opérationnelle : pannes, urgences, occupants mécontents, prestataires à coordonner, sécurité, conformité…

Et de l’autre, la réalité managériale : justifier un budget, démontrer une performance, montrer que l’environnement de travail est piloté avec des résultats.

Quand les demandes arrivent par tous les canaux, la maintenance avance… mais la performance reste impossible à prouver. Un outil de ticketing change la donne : il transforme vos interventions en données, puis en indicateurs.

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Partie 1 — Les indicateurs “réactivité” (ceux que les occupants ressentent)

1) Le délai de prise en charge (TTP)

Ce que ça mesure : le délai entre la création d’un ticket et le moment où il est réellement pris en charge (assigné + action engagée).

Pourquoi c’est un KPI clé ? Parce que dans l’environnement de travail, la perception de qualité est très souvent liée à une seule chose : la réactivité.

Un problème peut être long à résoudre, mais s’il est pris en charge rapidement, l’occupant se sent déjà écouté, considéré et rassuré.

👉 Exemple : Un ticket “clim en panne” dans une salle de réunion peut mettre 48h à être réparé. Mais si le ticket est pris en charge en 15 minutes, l’occupant reçoit un message clair : “Nous avons bien identifié le problème, intervention prévue demain 9h”.

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2) Le temps moyen de résolution (MTTR)

Ce que ça mesure : le délai total entre l’ouverture du ticket et sa clôture.

C’est une mesure très utile… à condition de bien l’utiliser.

Car un temps moyen global peut être trompeur : il mélange des incidents très différents.

Une fuite d’eau, une demande de badge, une ampoule grillée ou une panne de groupe froid n’ont ni le même impact, ni les mêmes contraintes.

💡 Le bon réflexe : suivre le temps moyen de résolution par catégorie :

• CVC (chauffage, ventilation, climatisation)
• sûreté / contrôle d’accès
• électricité
• plomberie
• services aux occupants

👉 Exemple : Sur un site tertiaire de 800 personnes, le temps moyen de résolution “électricité” peut sembler bon (1 jour). Mais si vous creusez, vous découvrez que les tickets “éclairage open space” sont résolus en 3h… tandis que les “pannes d’onduleur” traînent 7 jours. Et là, vous avez une information de pilotage.

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Partie 2 — Les indicateurs “qualité & maîtrise” (ceux qui protègent votre budget)

3) Le taux de récurrence des pannes

Ce que ça mesure : le nombre de tickets liés à un même équipement, une même zone ou un même problème.

C’est l’indicateur qui répond à une question essentielle : “Est-ce qu’on répare… ou est-ce qu’on résout ?”

Une organisation peut paraître “bien gérée” parce que les équipes interviennent vite. Mais si les mêmes pannes reviennent toutes les 3 semaines, vous êtes dans un modèle curatif, coûteux et usant.

👉 Exemple :

• Une VMC déclenche une alarme 2 fois par mois
• Un tourniquet d’accès tombe en panne tous les 10 jours
• Une imprimante génère 15 tickets par trimestre

Ces signaux sont souvent invisibles sans outil structurant, car l’information est dispersée. Avec un ticketing, vous pouvez identifier les équipements “à problèmes” et enclencher des décisions :

• remplacement,
• plan de maintenance préventive,
• renégociation du contrat prestataire,
• changement de fournisseur.

💡 Pour aller plus loin sur ce sujet, découvrez notre article : Comment un bon outil de ticketing réduit vos coûts de maintenance ?

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4) Le taux d’interventions en urgence vs planifiées

Ce que ça mesure : la part de tickets traités en urgence par rapport aux interventions anticipées / planifiées.

Pourquoi c’est un KPI clé ? Parce que les urgences coûtent cher :

• déplacement immédiat,
• prestataire hors planning,
• intervention “au plus vite”,
• réparation souvent partielle.

À l’inverse, une maintenance planifiée :

• réduit les coûts,
• améliore la qualité,
• sécurise les équipes,
• diminue l’impact sur les occupants.

👉 Exemple : Une entreprise découvre que 70% des interventions d’un prestataire sont facturées “en urgence”… alors que les tickets montrent que ces incidents étaient récurrents et prévisibles.

Avec des données, vous avez un levier immédiat :

• renégociation du contrat,
• ajustement du SLA,
• mise en place de préventif.

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Partie 3 — Les indicateurs “pilotage & reporting” (ceux qui vous donnent du poids en comité de direction)

5) Le taux de respect des SLA (niveau de service réel)

Ce que ça mesure : le pourcentage de tickets résolus dans les délais définis (par type d’incident).

C’est l’indicateur qui transforme les services généraux en fonction pilotée. Parce qu’un SLA, ce n’est pas juste une clause contractuelle : c’est un engagement de service auprès des occupants, et une base solide pour piloter vos prestataires.

Exemple :
Vous définissez des SLA simples :

• Urgence critique (fuite, panne sécurité) : 2h
• Confort (CVC, éclairage) : 24h
• Demande standard (badge, mobilier) : 72h

Ensuite, vous mesurez :

• par site,
• par prestataire,
• par catégorie.

Enfin, vous pouvez répondre, en comité de direction, à des questions clés :

• Quel prestataire est réellement performant ?
• Où se situent les goulots d’étranglement ?
• Quels sites sont sous tension ?
• Où faut-il renforcer les ressources ?

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Suivre ces 5 indicateurs, ce n’est pas faire du reporting pour faire joli. C’est reprendre le contrôle sur ce qui, dans beaucoup d’entreprises, reste encore subi.

Et ça change tout : dans les arbitrages budgétaires, dans les discussions contractuelles, et dans votre capacité à valoriser l’environnement de travail comme une fonction structurée.