La gestion digitalisée de la propreté : avantages et conformité

En 2023, le secteur de la propreté a subi des inspections rigoureuses de l'inspection du Travail, particulièrement axées sur la conformité des pointages des salariés. Parallèlement, l'Urssaf a signalé des redressements record pour travail dissimulé, touchant notamment la propreté, illustrant l'importance accrue de la conformité dans ce secteur.‍

Publié le

13.5.2024

par

Laura Belmonte

En 2023, le secteur de la propreté a subi des inspections rigoureuses de l'inspection du Travail, particulièrement axées sur la conformité des pointages des salariés. Parallèlement, l'Urssaf a signalé des redressements record pour travail dissimulé, touchant notamment la propreté, illustrant l'importance accrue de la conformité dans ce secteur.

La digitalisation dans la gestion de la propreté

Qu’est-ce que c’est ?

La digitalisation émerge comme une solution incontournable pour renforcer la conformité et optimiser les opérations. La gestion digitalisée de la propreté utilise des technologies avancées telles que les systèmes de pointage et les plateformes de gestion des données pour améliorer la traçabilité des actions, et la fiabilité des rapports. Ces outils technologiques permettent non seulement de répondre aux exigences réglementaires de manière plus efficace, mais aussi de transformer les pratiques traditionnelles de gestion en processus plus transparents.

Changements apportés par la digitalisation

Automatisation des tâches administratives

La digitalisation simplifie la planification des horaires de travail et la gestion des paies dans le secteur de la propreté permettant une réduction des erreurs administratives et une meilleure allocation du temps vers des activités plus productives.

Optimisation des ressources

Les logiciels spécialisés en gestion de la propreté analysent l'utilisation des espaces et adaptent les fréquences de nettoyage optimisant ainsi le déploiement des équipes sur le terrain et réduisant les dépenses inutiles.

Communication améliorée

Les plateformes digitalisées facilitent les échanges d'informations entre les gestionnaires, les agents de propreté et les clients améliorant la réactivité aux incidents et les retours d'information en temps réel.

Logiquement, chez MerciYanis on appelle notre plateforme de ticketing : le cahier de liaison digital. Il permet de centraliser toutes les demandes et communications sur une seule plateforme. Il facilite l'échange d'informations entre tous les interlocuteurs grâce à une vision globale 🤓

Enrichissement de l'offre de services

La digitalisation ne se contente pas d'améliorer les processus opérationnels. En intégrant des fonctionnalités comme le ticketing et la propreté à l'usage cela permet de répondre plus efficacement aux demandes des clients et aux besoins des usagers des locaux, que ce soit en cas de litige ou pour renforcer leur fidélité.

Analyses des données

L'accès à des données détaillées permet aux gestionnaires de surveiller les performances grâce à des dashboards qui affichent les indicateurs clés de performance (KPIs). Cela aide non seulement à ajuster les opérations pour maximiser l'efficacité, mais aussi à anticiper les besoins futurs en se basant sur des tendances historiques.

Prévention des pénalités et optimisation du pointage

Digitalisation et conformité font bon ménage

Dans le secteur de la propreté, la conformité réglementaire est primordiale non seulement pour maintenir les standards de qualité mais aussi pour éviter des coûts indirects importants comme les pénalités et les avoirs. La mise en place de systèmes de traçabilité et une gestion proactive grâce au pointage digital sont essentielles pour atteindre ces objectifs.

Traçabilité numérique et conformité

Elle fournit une documentation précise et en temps réel de chaque intervention, garantissant la conformité aux normes réglementaires. Chaque tâche de nettoyage est horodatée, ce qui élimine les incertitudes et prouve une réalisation conforme au cahier des charges.

Prévention des pénalités par le pointage numérique

Chaque arrivée et départ des agents de propreté est enregistré, ce qui permet de contrôler efficacement les heures travaillées. Contrairement aux cahiers de pointage traditionnels, qui ne permettent pas de réaction rapide en cas d'absence non signalée, les systèmes numériques peuvent envoyer des alertes immédiates si un agent ne pointe pas comme prévu.

Réduction des coûts par la gestion proactive

La capacité à suivre en temps réel l'activité sur le terrain permet une allocation plus précise des ressources, réduisant ainsi le gaspillage et augmentant l'efficacité. Cela permet également de répondre proactivement aux demandes fluctuantes des sites.

Transparence avec les clients

La traçabilité numérique permet aux clients de visualiser les détails des prestations en temps réel et l'état de propreté de leurs installations. Cette transparence accrue renforce la confiance des clients dans les services fournis, réduit les réclamations, et diminue le risque de pénalités.

MerciYanis à la rescousse : quelle solution de pointage choisir ?

Bouton connecté

La solution de pointage anonyme, sans badge, adapté pour les sites avec un seul agent. Il a juste à appuyer sur le bouton "entrée" lorsqu'il arrive et sur "sortie" lorsqu'il part.

TaqtOne

La solution de pointage avec badge NFC et écran pour visualiser les dernières données. Adapté pour les sites nécessitant une vérification d'identité. Elle ajoute une couche de sécurité et facilite le suivi des entrées et sorties.

Smilio A

La solution de pointage avec code personnel d’identification. Permet aux agents de pointer en entrant un code personnel, et ainsi de gérer leur présence de manière nominative. C’est la solution idéale pour les sites où les agents doivent maintenir un niveau élevé de conformité. Son plus gros avantage : la gestion opérationnelle grâce au système de code qui est un jeu d'enfant, pas de badge perdu possible !

QR Code

La solution de pointage avec identification, détaillée et évolutive. Les agents flashent un QR code pour enregistrer leur présence, utilisant un login et un mot de passe.

Le QR code 5 en 1 MerciYanis

Clock S

La solution de pointage avec badge RFID d’identification pour un pointage rapide et sécurisé. Les agents appuient sur Entrée ou Sorties, puis badgent.

Clock R

La solution de pointage mains libres, avec badge détecté automatiquement. Idéal pour les agents qui oublient de badger 😂 Plus sérieusement… cela permet un pointage optimal car il n’y a plus d’omission de leur part.

Solution de PTI / DATI

Pour répondre aux enjeux de Protection du Travailleur Isolé (PTI), le badge permet de connaître les arrivées et départs sur site grâce à la géolocalisation et de détecter automatiquement les chutes ou malaises. En cas de problème, le bouton SOS permet de déclarer des urgences. Les alertes sont directement envoyées à un membre de l’équipe ou à votre partenaire de télésurveillance pour une réactivité optimale.

Les solutions de pointage MerciYanis

Simplification du quotidien grâce à la digitalisation

La gestion quotidienne des sites et des interventions

La digitalisation permet aux chefs de site de se concentrer sur les zones où des anomalies sont remontées. Cela réduit le temps consacré à la gestion manuelle des tâches et permet une réaction rapide face aux urgences.

C’est à ce moment-là que MerciYanis intervient avec sa plateforme tout-en-un qui coche toutes les cases :

✔️ Centralisation des informations

La plateforme MerciYanis centralise toutes les données et communications entre les différents acteurs, depuis les gestionnaires jusqu'aux agents de terrain. Le cahier de liaison digital et les alertes instantanées assurent une communication rapide et efficace.

✔️ Suivi en temps réel

L'interface utilisateur intuitive de MerciYanis permet un suivi en temps réel des performances à travers des dashboards personnalisés, et de recevoir des alertes en cas de manquement.

✔️ Planification proactive

Le calendrier digital MerciYanis permet d'organiser les horaires des agents, les prestations quotidiennes et périodiques de manière proactive. Cette planification assure que toutes les tâches répondent aux exigences du cahier des charges.

Cas d’usage spécifique par secteur

Agroalimentaire

Dans ce secteur fortement réglementé, la traçabilité par phase de nettoyage est cruciale. Les solutions de digitalisation permettent de documenter chaque étape du nettoyage et de s'assurer que toutes les normes sanitaires sont respectées, ce qui est essentiel pour la sécurité alimentaire. Cette traçabilité peut devenir un levier de développement, en assurant la conformité et en renforçant la confiance des clients.

Transport en bus

Pour les compagnies de bus, la digitalisation aide à gérer le nettoyage quotidien ainsi que les décrassages plus intensifs et périodiques nécessaires. Ces opérations de nettoyage intensif sont essentielles pour maintenir les véhicules en bon état et nécessitent une traçabilité précise des prestations périodiques pour s'assurer que chaque bus est non seulement propre mais aussi conforme aux normes requises.

Grands espaces tertiaires

Les salles de réunion et autres espaces communs peuvent nécessiter seulement un nettoyage hebdomadaire. Grâce à la digitalisation, il est possible de planifier et de suivre chaque nettoyage, garantissant ainsi qu'ils sont effectués selon les exigences et dans les délais prévus. Cela améliore considérablement l'organisation et permet une traçabilité efficace.

Grands parkings aériens

Nettoyer des vastes espaces extérieurs tels que les parkings aériens présente des défis particuliers, surtout en raison de leur exposition aux éléments extérieurs. La digitalisation, notamment l'utilisation de QR codes, offre une solution adaptée en permettant le suivi des zones nettoyées. Cela permet de coordonner les équipes de nettoyage et assure que chaque section est régulièrement entretenue grâce à un balayage mécanique planifié.

MerciYanis est sans aucun doute la bonne solution pour gérer l'ensemble des besoins de propreté, et qui s’adapte à tous les types de secteurs 😉

Ce qu’il faut retenir :

✅ La digitalisation renforce la conformité réglementaire dans le secteur de la propreté

✅ Le pointage numérique prévient les pénalités pour non-conformité et optimise l'utilisation des ressources

✅ Les entreprises de propreté doivent se digitaliser pour éviter les sanctions et garantir la transparence

Proposez des locaux sains, sûrs, agréables et durables grâce à MerciYanis.

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