Flex office, télétravail, évolution des espaces de travail : comment gérer les services associés, comme l'offre de parking ?

💡 Selon une étude de FlexOS, 97% des employés interrogés ont affirmé que la flexibilité du travail à domicile les a aidés à être plus productifs. Comment gérer le télétravail, le flex office, et les services associés comme l'offre de parking à ses collaborateurs ?

Publié le

11.3.2024

par

Laura Belmonte

Les espaces de travail sont en constante évolution, s'adaptant aux besoins changeants des entreprises et des employés.Dans ce contexte, la flexibilité des bureaux et des parkings est devenue un enjeu crucial pour les directions de l'environnement de travail (DET). Celles-ci doivent relever le défi d'optimiser ces espaces pour améliorer le bien-être et la productivité.

Optimisation et gestion des espaces de travail

Avantages du flex office

Le flex office offre une flexibilité sans précédent, permettant aux employés de choisir où et comment ils travaillent. Selon une étude de Gartner, 30% des employés bénéficieraient d'une productivité accrue dans un environnement de travail flexible. Cela souligne l'importance croissante de la flexibilité dans l'amélioration du bien-être et de la productivité.

🤓 Des clients comme Manutan et Danone ont adopté le flex office, et leurs expériences positives mettent en évidence les bénéfices identifiés.

Cependant, la mise en œuvre du flex office n'est pas sans défis pour les DET : amélioration de la qualité de vie au travail, rationalisation des surfaces et utilisation optimisée de l'espace de travail. C'est là qu'intervient l'importance des données, permettant une analyse précise de l'occupation des espaces pour une meilleure prise de décision.

Solutions pour les DET dans la gestion du flex office

Optimisation de l’espace

L'installation de capteurs thermiques permet de mesurer en temps réel l'occupation des bureaux et des salles de réunion, et fournit des données pour la gestion et l'optimisation de l'espace. En intégrant ces capteurs, les DET peuvent adapter l'espace de travail aux besoins réels, facilitant ainsi les prises de décision concernant l'aménagement ou la réorganisation des espaces.

Amélioration de la propreté

En utilisant les données fournies par les capteurs de présence, la plateforme MerciYanis permet d'optimiser les prestations de nettoyage. En ciblant les zones réellement utilisées, cela permet non seulement de maintenir un niveau élevé de propreté, mais aussi de gérer les ressources de manière plus efficace, profitant ainsi à la fois aux employés, aux DET et aux équipes de nettoyage.

Gestion des demandes

La mise en place d'une plateforme de ticketing a montré son efficacité dans l'amélioration de la satisfaction des employés. La plateforme MerciYanis permet de centraliser et simplifier la gestion de ces demandes, qu'il s'agisse de problèmes techniques, de réservations de salles, ou de commandes de fournitures. Elle facilite la vie des employés et permet aux DET de répondre plus efficacement et rapidement aux besoins des collaborateurs.

💎 Grâce aux capteurs de présence et la plateforme de ticketing, la solution MerciYanis facilite la gestion quotidienne des espaces de travail, de la maintenance technique aux réservations de bureaux, en passant par la gestion des prestations de nettoyage

Optimisation et gestion des places de parking

L'importance d'une gestion efficace du parking en entreprise

La gestion du parking est essentielle pour les entreprises, elle peut d’une part influencer le quotidien des collaborateurs et d’une autre part engendrer des coûts supplémentaires si elle est mal gérée. En effet, une politique de stationnement réfléchie contribue au bien-être et à la Qualité de Vie au Travail (QVCT) des collaborateurs.

Stratégie d'optimisation des espaces de parking

Elle commence par l'identification des points forts et des axes d'amélioration du système actuel. Cela inclut l'amélioration de l'accès, de la sécurité, et une signalisation claire. Il est aussi important d'analyser le budget alloué au parking et d'identifier les économies potentielles. L'adoption d'une gestion équitable et l'adaptation aux besoins réels des employés, basée sur leurs habitudes de mobilité, sont essentielles pour encourager le covoiturage ou installer des bornes de recharge pour les véhicules électriques.

Sharvy, une solution pour le parking

La plateforme Sharvy transforme la gestion traditionnelle du parking en une approche dynamique et intelligente. Elle permet de partager les places entre collaborateurs et de faciliter leur réservation pour éviter les espaces inoccupés, et accompagner les nouvelles formes d’organisation du travail.

Elle inclut par exemple des options pour contrôler et sécuriser l'accès au parking, comme la reconnaissance de plaques d'immatriculation pour renforcer la sécurité. En outre, Sharvy propose également la gestion des bornes de recharge pour véhicules électriques, permettant ainsi aux entreprises de respecter facilement les obligations réglementaires.

Cette solution aide les entreprises à promouvoir le bien-être des employés en réduisant le stress quotidien lié au stationnement et encourage des pratiques de mobilité durable.

Groupe Up a su répondre à ces 2 enjeux grâce à des outils simple d’utilisation : Sharvy pour la réservation des places de parking et MerciYanis pour la gestion des demandes. Leur approche est un exemple de l'évolution vers des environnements de travail plus flexibles et intégrés.

💡 Une partie de notre équipe a organisé une visite du bâtiment Up Coop pour le présenter à d'autres DET. Nous avons résumé cette journée dans cet article : Visite de Up Garden : un exemple d'environnement de travail moderne et innovant.

Ce qu’il faut retenir :

✅ Une stratégie basée sur l'analyse de données est un atout majeur pour la gestion de l'espace et des services

✅ La gestion des places de parking est un enjeu clef d’autant plus lorsqu’on passe au flex office

✅ L’adoption d'outils numériques améliore la productivité et le confort des employés

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