Feuille d’émargement, pourquoi choisir la dématérialisation ?

L'émargement digital est devenu un incontournable du monde du travail. Mais que lui vaut ce si grand succès ?

Publié le

16.8.2021

par

Gaelle Perrier

👋 Dites adieu à la feuille de présence en papier, la transition numérique des entreprises a annoncé l'avènement de l’émargement digital. Plus qu'une simple tendance, cette dématérialisation vous veut du bien... Découvrez les avantages de la feuille d'émargement dématérialisée.

Les entreprises se sont engagées dans une transition numérique, d'autant plus encouragée par la crise sanitaire du Covid-19. Les responsables d'entreprise ne peuvent se permettre d'ignorer les évolutions technologiques du moment. Avantages économiques, écologiques, ou encore technologiques : les feuilles d'émargement dématérialisées offrent aux entreprises bien plus qu'un simple contrôle en ligne et en temps réel 🌟

1️⃣ Qu'est -ce qu'une feuille d'émargement dématérialisée et comment s'utilise-t-elle ?

La feuille d'émargement dématérialisée est la version numérique de la feuille de présence papier. Permettant un contrôle des entrées et / ou sorties des individus, elle établit l'identité du signataire, assure l'intégrité de sa signature et son authenticité.

La feuille d’émargement numérique a fait son entrée dans nos vies en 2017, suite à l’adoption du décret 2017- 1416, reconnaissant la validité et la fiabilité d’une signature électronique. Jusque là sur papier, cette date a marqué l’adoption de la feuille d’émargement dématérialisée et un tournant dans la transition numérique des entreprises.

La feuille d'émargement est simple d'utilisation et pratique pour un usage quotidien. La façon de procéder est la suivante :

  • Avant ou après avoir effectué une ronde de nettoyage, l'intervenant badge la feuille d'émargement en ligne. La signature électronique peut se faire à l'aide de QR codes, de bornes TAQT ou encore sur diverses plateformes.
  • L'entreprise reçoit immédiatement la donnée. Le contenu est donc dynamique et instantanément mis à jour.
  • Suite à son utilisation, le document est facilement archivable en ligne.

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2️⃣ Pourquoi préférer la feuille d'émargement dématérialisée à la version papier ?

Les avantages sont nombreux, et sur différents niveaux.

⏰ Des avantages en termes de gains de temps :

Le processus de traitement est plus rapide, plus fluide. Grâce aux feuilles d'émargement dématérialisées, vous collectez de l'information de manière instantanée et évitez de perdre vos feuilles de passage. Vous augmentez également la fiabilité de vos données, qui sont plus précises, organisées et classées en fonction des badges authentifiés.

🌟 Des données de meilleure qualité :

Les données sont collectées et analysées en temps réel. Dès le badge de l'intervenant, l'information est collectée, centralisée, et analysée en temps réel. En cas de non-présentation habituelle du personnel ou autres dysfonctionnements, la feuille d'émargement vous alerte et vous notifie instantanément. Grâce à ce principe d'action / réaction, vous évitez tout éventuel concours de circonstance.

🗄 Une meilleure organisation :

Plus jamais vous n'aurez une feuille d’émargement égarée ou mal remplie !

La donnée est enregistrée, classée et transmise instantanément au responsable. De plus, après son utilisation, elle est facilement archivable. Inutile d'empiler vos dossiers dans des cartons, tout est stocké en ligne !

👆Mais encore ..:

C'est aussi un procédé plus hygiénique et plus écologique car vous limitez l'utilisation de papiers et le partage de stylos, et la planète vous en remercie ! (Et le covid aussi 😅).

Décidément, la feuille d'émargement dématérialisée n'a que des bons côtés ! Sauter le pas vers le digital est un cap essentiel à passer, qui présente de nombreux avantages pour les entreprises. Elle a également l'avantage de vous apporter une image d’entreprise moderne, qui vit en cohérence avec son temps.

Alors, convaincu.e.s ? 👀

Ce qu'il faut retenir :

✅ La feuille d'émargement dématérialisée est la version numérique de la feuille de présence papier.

✅ La feuille d'émargement dématérialisée offre de nombreux avantages dont un gain de temps, des données de meilleure qualité et une meilleure organisation.

✅ La feuille d'émargement est plus écologique et plus hygiénique. Elle est donc parfaite en temps de crise sanitaire.

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