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À l’occasion d’une table ronde organisée par MerciYanis en partenariat avec Witco et Izix, plusieurs experts de l’environnement de travail ont partagé leur vision des bureaux de demain. Entre interconnexion des outils, exploitation de la donnée, montée en puissance des Workplace Operating Systems (WOS) et démocratisation de l’intelligence artificielle, les échanges ont mis en lumière les grands enjeux auxquels sont confrontées les directions de l’environnement de travail. Retour sur les principaux enseignements de cette rencontre avec Réda Nafaa, Global Real Estate & Workplace Director chez Ledger, et Léa Rastrelli, responsable de projets chez AViSO, la société d'exploitation de l'Archipel, siège social du Groupe VINCI.
La multiplication des outils digitaux transforme la gestion des bâtiments et des services aux occupants. Applications collaboratives, GTB, GMAO, capteurs IoT, plateformes de réservation, outils de ticketing… Les directions de l’environnement de travail doivent aujourd’hui composer avec un écosystème technologique de plus en plus riche. Chez Ledger, cette transformation s’appuie notamment sur un Building Operating System (BOS) associé à un Workplace Operating System (WOS) développé avec MerciYanis.
« Nous considérons le BOS comme le cerveau de l’écosystème. Autour de lui gravitent les différents systèmes : GTB, outils de ticketing, équipements connectés, etc. Le WOS est, lui, chargé de traiter, qualifier et distribuer les informations vers les bons systèmes et les bonnes personnes. », résume Réda Nafaa.
Si le BOS permet de superviser les infrastructures techniques du bâtiment, le WOS centralise les données, automatise les workflows et facilite les interactions entre les occupants, les équipes internes et les prestataires. Cette approche est au cœur de la vision portée par MerciYanis. Le Workplace Operating System développé par l’éditeur a pour vocation de connecter les prestataires, les outils et les données pour permettre aux équipes de l’environnement de travail de piloter l’ensemble depuis un seul endroit.
De son côté, AViSO a déployé l'application Witco comme interface unique à destination de ses résidents, regroupant l'ensemble des services de l'environnement de travail. Le BOS vient ensuite s'intercaler entre Witco et la GMAO, assurant la circulation de l'information entre l'expérience utilisateur et la gestion de maintenance.
« Les retours terrain orientent notre quotidien et la manière dont nous déployons nos outils. L'usage est au cœur de la démarche, pour l'ensemble des services de l'environnement de travail et c'est précisément ce qui nourrit notre travail de rationalisation. », indique Léa Rastrelli.
L'entreprise dispose aujourd'hui d'une vingtaine de solutions différentes dédiées à la gestion de l'environnement de travail.
« La rationalisation, c'est deux choses : des outils qui dialoguent, et une connaissance fine de son parc pour répondre à l'usage réel. C'est le terrain qui dicte la démarche. », explique Léa Rastrelli.
Cette problématique est largement partagée par les organisations. À mesure que les outils se multiplient, le risque est de dégrader l'expérience utilisateur et de créer de nouveaux silos de données. L'enjeu est donc de parvenir à les faire dialoguer entre eux. Dans ce contexte, Ledger travaille sur une application destinée aux collaborateurs qui permettra de centraliser l'ensemble des services liés à l'environnement de travail dans une interface unique.
Si les technologies se sont considérablement développées ces dernières années, leur déploiement à grande échelle continue de soulever plusieurs défis. Les participants à la table ronde ont notamment insisté sur l'importance de la coordination entre les différentes parties prenantes : directions immobilières, équipes IT, exploitants, prestataires et éditeurs de solutions.
« La cybersécurité est un enjeu structurant : interconnecter autant de systèmes impose de penser la sécurité dès la conception et dans le choix des outils, pas seulement de protéger l'infrastructure existante. », pointe Léa Rastrelli.
Réda Nafaa a également souligné l'importance de la qualité de la donnée. Pour de nombreuses organisations, la donnée constitue désormais le véritable socle de la transformation des environnements de travail. Sans données fiables, il devient difficile d'automatiser les processus, d'alimenter les outils d'analyse ou de tirer pleinement parti de l'intelligence artificielle.
Autre sujet majeur de cette table ronde : l'intelligence artificielle. Dans l'environnement de travail, les cas d'usage se multiplient, avec une volonté commune d'améliorer l'expérience des collaborateurs tout en augmentant l'efficacité opérationnelle. Ledger a ainsi fait le choix de déployer Claude et Gemini au sein de son organisation. L'entreprise a également intégré des assistants conversationnels directement dans Slack afin de simplifier les interactions du quotidien.
« Nous avons décidé d’investir dans une infrastructure IA robuste afin de rendre ces outils accessibles à tous les collaborateurs, notamment dans une logique d’accompagnement, de montée en compétences et de formation », détaille Réda Nafaa.
Les éditeurs de solutions workplace s'inscrivent également dans cette dynamique. Les nouvelles générations de plateformes intègrent progressivement des assistants capables d'aider les utilisateurs à déclarer un incident, orienter une demande ou retrouver rapidement une information, tout en s'appuyant sur les données opérationnelles déjà présentes dans les systèmes.
Pour autant, les intervenants ont rappelé que l'IA ne devait pas être considérée comme une fin en soi. AViSO a notamment mis en avant les enjeux de souveraineté des données, de maîtrise des coûts et d'impact environnemental.
« L'IA n'est pas une réponse systématique à tous les problèmes. Lorsqu'un sujet peut être traité par des mécanismes plus simples ou des outils existants, il n'est pas nécessaire de solliciter un LLM. », estime Léa Rastrelli.
Cette approche pragmatique gagne du terrain au sein des organisations. L'objectif n'est plus d'intégrer de l'IA partout, mais d'identifier les usages où elle apporte une véritable valeur ajoutée.
La transformation des environnements de travail ne repose plus sur l'accumulation d'outils, mais sur leur capacité à fonctionner ensemble. Entre plateformes unifiées, exploitation de la donnée et intelligence artificielle, les entreprises disposent aujourd'hui de nouveaux leviers pour simplifier le quotidien des collaborateurs et gagner en efficacité. Le défi consiste désormais à construire des écosystèmes cohérents, capables de faire dialoguer bâtiments, services et utilisateurs au sein d'une même expérience.
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