Construire une organisation commerciale efficace

Que ce soit dans une startup (comme nous), une ETI ou une grande entreprise, construire une organisation commerciale efficace, ce n’est pas de la tarte ! Chez MerciYanis on est convaincus que la transparence, le partage et l’entraide nous feront tous avancer. Alors aujourd’hui, la team Sales a décidé de vous livrer ses petits secrets afin de gagner en efficacité et en productivité.

Publié le

4.7.2022

par

Océane Coux

Que ce soit dans une startup (comme nous), une ETI ou une grande entreprise, construire une organisation commerciale efficace, ce n’est pas de la tarte ! Chez MerciYanis on est convaincus que la transparence, le partage et l’entraide nous feront tous avancer. Alors aujourd’hui, la team Sales a décidé de vous livrer ses petits secrets afin de gagner en efficacité et en productivité. D’ailleurs, n’hésitez pas à nous filer vos bons plans aussi 😇

🦊 Une petite présentation de l’équipe s’impose !

Peut-être que certains d’entre vous nous ont croisés lors des derniers salons, comme le Workplace Meetings ou encore le Salon de l’Environnement de Travail et des Achats. Mais d’autres ne nous connaissent pas encore, alors un brin de politesse : présentons-nous !

L'équipe commerciale MerciYanis

Une équipe soudée qui grandit 💪

Comme le dit souvent mon Head of sales lors de nos points d’équipe, “honneur aux dames”, alors c’est parti (profitons de ce manque de parité qui nous échappe encore un peu) !

Moment confession - pour tout vous dire, je n’étais pas prédisposée à être commerciale. Je suis arrivée chez MerciYanis en février 2020 en tant que stagiaire responsable du marketing et de la communication. Et ce n’est qu’en septembre de cette même année que j’ai pu rejoindre le duo de choc : Guillaume Blanc, CEO, qui a toujours un pied dans l’équipe Sales (comme dans toutes les autres d’ailleurs) et Valentin, directeur commercial et cofondateur ! 👑

Bien sûr, le marketing et la vente sont intimement liés, mais ce sont bien mon goût pour le challenge, les valeurs de MerciYanis et l’accompagnement aux petits oignons de la Dream Team qui m’ont permis de faire cette transition. Et pour notre plus grand bonheur l’équipe ne cesse de grandir, comme on peut le voir avec l’arrivée de Tanguy fin 2021 (et de ses rillettes du Mans) !

Spécialisation de l’équipe par verticale métier 🧑‍💻

C’est bien joli d’être soudés, mais il faut aussi bien se structurer ! C’est pour cela que nous avons fait le choix de nous spécialiser par verticale métier. Alors, chacun son expertise :

  • D’un côté, Tanguy accompagne les directions de l’environnement de travail dans l’objectif de proposer une expérience collaborateur optimale, de leur faire bénéficier des meilleures prestations et surtout de leur simplifier la gestion de toutes les demandes qui surviennent.
  • D’un autre côté, Valentin et moi-même sommes au plus près des entreprises de propreté afin de leur permettre de se digitaliser et d’apporter des innovations auprès de leurs clients autour de la traçabilité et du nettoyage à l’usage.

Maintenant que les présentations sont faites, passons au vif du sujet : l’organisation !

💼 S’entourer de bons outils

Toute équipe commerciale qui grandit se doit d’être organisée ! Et ceux qui me connaissent savent que l’organisation c’est mon dada, c’est bien pour cela que j’ai voulu vous parler de tout cela aujourd’hui. Et ce serait le comble pour une entreprise innovante de ne pas miser sur les outils digitaux qui sont à notre disposition ! Prospection, gestion des leads et offres, constitution des devis ... Regardons tous ceux dont on ne peut plus se passer depuis plus de 3 ans !

L’automatisation de la prospection 💨

Pas de chichis entre nous, on sait tous très bien qu’une partie des messages qui sont envoyés, le sont grâce à des outils d’automatisation. Et pour cela, c’est LaGrowthMachine  (LGM) qui a conquis notre coeur !

Comment ça se passe exactement une campagne de prospection ?

1️⃣ - La segmentation et le sourcing

Cette première étape se fait manuellement, à l’aide d’outils comme Sales Navigator. La segmentation (entreprise, profil, dynamique, âge, besoin, etc…) est primordiale afin que le message (qui est par la suite automatisé) soit le plus personnalisé possible et pertinent. ****Le sourcing est donc un moment crucial à ne pas négliger, nous permettant de nous adresser à une audience qualifiée.

2️⃣ - Le paramétrage de la séquence de messages

C’est ici qu’intervient LaGrowthMachine. Alors que l’on vient d’importer notre audience, il est temps de préparer nos petits mots doux à leur envoyer. Tout commence par la création d’une “séquence” type.

Par exemple : le fait de visiter le profil LinkedIn de la personne, puis de lui envoyer une invitation personnalisée et enfin d’envoyer un mail quelques jours plus tard, si jamais aucune réponse ne nous est parvenue.

Une fois que tout est paramétré, il “suffit” d’envoyer la campagne : la séquence de messages (vous savez, les petits mots doux) auprès de l’audience préalablement sélectionnée. Des zaps*  sont directement intégrés dans les campagnes. En plus de l’intégration native, ils enrichissent parfaitement notre CRM (Customer relationship management).

On a fait le choix d’automatiser l’envoi des messages pour consacrer tout notre temps au sourcing et à la création de la séquence. Nous restons toujours sur de petites audiences (maximun 200 personnes) afin de maximiser le sentiment d’apport de valeur aux prospects que l’on contacte. C’est là-dessus que l’on veut et que l’on doit passer du temps, et non pas dans des copiés/collés chronophages.

* Zapier automatise des tâches quotidiennes entre plusieurs applications web

3️⃣ - Le suivi de près des campagnes

Une campagne qui est en cours fait gagner un temps considérable, mais il n’est pas question de laisser les outils tout gérer ! Les réponses, statistiques et rapports nous permettent de prendre les bonnes décisions pour les futures campagnes à venir afin d’être plus efficients.

Bon à savoir

Rassurez-vous, seulement 50% de notre prospection est automatisée en réalité. Comme toute entreprise, on ne peut dire non à ce gain de temps, cependant l’humain reste notre priorité ! Et pour les autres messages à envoyer, on dit merci à l’outil qui va suivre, pour nous susurrer à l’oreille tout ce dont on a besoin de savoir et de penser !

Qu’est-ce que serait un commercial sans son CRM... 🤯

Notre expérience (et notre budget 🤭) nous amène à utiliser le CRM Pipedrive ! Il nous permet de centraliser tous nos contacts, toutes les entreprises avec lesquelles on est en discussion, de suivre l’avancée de tous les projets (offres) sous plusieurs pipelines en accord avec notre organisation :

  • SDR : pour tous les premiers contacts, appels de découverte et démonstrations en visio,
  • Sales : pour tous ceux qui ont un projet qui se dessine,
  • AO : pour tous les appels d’offres auxquels on est intégrés,
  • et enfin Upsell : pour tous nos clients actuels qui souhaitent élargir leur parc de capteurs.

De nombreuses informations par contact, offre et organisation peuvent se trouver dans notre CRM et leur nature dépend bien entendu de ce que l’on a pu configurer par avance.

On est d’accord... sans cet outil magique, notre cerveau n’aurait pas les épaules pour tout retenir !

La digitalisation complète des devis et de la facturation 🧾

Alors que certains de nos clients se plaignent encore de signer des devis à la main avec tampon obligatoire, nous on préfère digitaliser le tout !

1️⃣ - Un générateur de devis

Tout d’abord on vient automatiser la génération de devis. C’est une des missions d’un commercial qui prend beaucoup de temps. Pour nos prospects récurrents (comme les entreprises de propreté) qui connaissent nos solutions et qui ont un projet cadré, on leur met à disposition un lien Jotform (générateur de formulaires en ligne) leur permettant de générer en quelques clics un devis estimatif qui correspond à leur besoin (ça fait gagner du temps à tout le monde).

2️⃣ - Les devis officiels (et factures) sur Axonaut

Bien entendu, pour ceux qui ne peuvent se référer au Jotform ou bien ceux qui souhaitent un devis officiel, on passe à leur création sur notre outil Axonaut. Notre catalogue de produits y est complété, nous permettant de gagner du temps. La signature est complètement électronique et sécurisée. Et pour couronner le tout, la facturation se fait sur ce même outil par nos chefs de projet !

🔢 L’organisation permet une bonne stratégie commerciale

L’organisation et la rigueur sont partout chez MerciYanis. Et elle permet à l’équipe commerciale de maintenir une bonne stratégie commerciale. Et cela passe par :

Nos points journaliers ☕️

Tous les matins, on prend un quart d’heure pour se retrouver (en visio ou au bureau). Nos “daily sales” permettent de :

1️⃣ - Garder le lien : dans des périodes de télétravail, ou bien en déplacement ou encore en gros boom de l’activité. Autant de situations qui nous ont poussés à vouloir garder ce moment journalier.

2️⃣ - Partager tous nos succès et galères de la veille : on s’entraide face à tous les problèmes qu’on a pu rencontrer pour pouvoir s’améliorer et proposer des solutions à nos prospects. Dans la même veine, on s’appuie sur tous nos points positifs et victoires pour nous booster au quotidien.

3️⃣ - Être informés de tout ce qui se passe : on reste une petite équipe mais avec de nombreux projets à traiter pour chacun d’entre nous. En discuter régulièrement nous permet d’être conscients de tous ceux que traite le reste de la team ! Discuter peut créer des synergies et débloquer des situations.

Se fixer et suivre des objectifs hebdomadaires, mensuels et trimestriels 📊

Chaque semaine, on a aussi  nos “weekly sales”. Il nous permet de faire un point sur les objectifs hebdomadaires que l’on s’est tous donnés, mais aussi les succès et galères rencontrés et enfin les objectifs que l’on souhaite atteindre la semaine suivante.

De même, des OKRs (Objective key results) sont fixés par année, par trimestre et par mois.

Des points mensuels et trimestriels nous permettent d’avoir une vision claire de ce qui a été accompli et de ce qui reste à accomplir !

Ces objectifs commerciaux sont toujours SMART (Spécifiques, Mesurables, Accessibles, Réalistes et Timés) afin de mettre toutes les chances de notre côté pour les atteindre (tout en restant audacieux, faut pas l’oublier !).

🤹 Savoir s’adapter au contexte et aux prospects

Qu’est-ce que serait un article sur l’organisation commerciale sans parler de tout ce qui peut venir la bousculer ? Covid, concurrents,… l’anticipation et l’adaptation sont les maitres-mots.

Entre visios et rencontres physiques 🚞

Pour ne rien vous cacher, on a toujours eu pour habitude chez MerciYanis de favoriser la visio pour les premiers échanges. Mais ce n’est pas pour autant que les rencontres en physique ne nous avaient pas manqué pendant tous ces confinements… On est ravis de les retrouver, tout comme les salons et événements dont on a parlé toute à l’heure.

Mais ce qui est sûr c’est que grâce à ce type “d’épreuve”, il faut être en capacité de s’accorder avec toutes les situations qui peuvent arriver.  En tant que Sales, il est essentiel de savoir s’adapter au contexte et aux changements qu’elles apportent chez nos prospects aussi. Et de saisir les opportunités lorsqu’elles se présentent !

Une rencontre physique fait toute la différence, et notre participation aux événements est l’occasion idéale pour cela.

Une veille et montée en compétence perpétuelle 📚

Notre capacité d’adaptation passe aussi et surtout par nos connaissances et compétences.

1️⃣ - Montée en compétence Sales : se reposer sur ses acquis, c’est pas le genre de la maison. Pour cela chaque semaine, Valentin (Head of Sales) nous accompagne sur une demie-journée pour que l’on puisse s’améliorer : savoir répondre à toutes les objections, perfectionner le discours commercial, proposer des exemples parlants qui feront la différence, avoir les bonnes techniques de négociation etc.

2️⃣ - La veille concurrentielle : nous sommes face à plusieurs cibles, une multitude de structures, de besoins, d’outils qui sont susceptibles d’être utilisés. Connaître notre concurrence et les réelles attentes terrain ne peut être une étape mise de côté. Des connecteurs aux autres outils ou des partenariats peuvent d’autant plus en émerger !

🔥 Le marketing et la vente sont des alliés !

Pour finir cet article, un dernier sujet : l’étroite collaboration entre l’équipe commerciale et marketing ! Ayant travaillé dans chacune d’elle, je suis bien placée pour défendre cette idée.

La communication avec la Team Marketing 🤝

Sans le marketing, il n’y a pas d’inbound. Sans la vente, on ne peut répondre aux inbounds. Bonne nouvelle, chez MerciYanis on allie les deux pour consolider nos forces. Et cela passe par des points réguliers avec l’équipe market’ afin de se tenir informés de tous les nouveaux contenus sur lesquels on peut s’appuyer. De la même manière, nos demandes et retours terrain dirigent les actions marketing pour en tirer un maximum de bénéfices.

Par exemple : l’article sur les capteurs de qualité de l’air nous a permis d’appuyer nos propos dans le cadre d’une campagne.

Les outils de communication pour accroître l’activité commerciale 👊

Que ce soit au travers :

  • de notre site internet,
  • des communications sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Instagram),
  • des ads sur Google - Bing et LinkedIn,
  • de l’organisation des événements (SETA à Porte de Versailles, WPM à Cannes, webinar…),
  • des nombreux supports (documentations*, cartes de visite etc.*),

C’est tout un travail de notoriété qui porte ses fruits, nous permettant de recevoir côté Sales des leads qui nous connaissent et qui sont qualifiés. Du premier contact jusqu’à la fidélisation, Market’ et Sales travaillent main dans la main !

Au final une chose est sûre, l’organisation est un point clé pour qu’une équipe commerciale soit efficace ! Mais ce qui est encore plus important c’est de savoir l’adapter en fonction des évolutions. À titre d’exemple, on est pleine réflexion de changement de CRM pour qu’il puisse répondre à davantage de nos besoins inter-équipes. Et je suis sûre que vous aurez aussi de nombreuses idées à nous communiquer pour qu’on puisse sans cesse s’améliorer, alors n’hésitez pas à nous contacter directement pour en discuter ! 😇

Ce qu'il faut retenir :

✅ Une bonne organisation commerciale passe par l'interconnexion des outils nécessaire du début à la fin de la prospection client

✅ Le travail en équipe est primordial pour être efficaces : il faut faire des points réguliers et se fixer des objectifs

✅ Le marketing et la vente travaillent ensemble et se servent l'un l'autre

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