En bref : La rentrée est un moment clé pour les services généraux. CVC, sécurité, stocks, prestataires, qualité de l'air : découvrez les 7 vérifications à effectuer avant le retour des collaborateurs, sans oublier de tracer les actions réalisées.
Alors que les écoliers ont repris le chemin de l’école, les entreprises se remettent aussi en ordre de marche. Après plusieurs semaines de fonctionnement au ralenti, le retour massif des collaborateurs en septembre impose aux services généraux de remettre les bâtiments tertiaires en ordre de marche. CVC, qualité de l’air, sécurité, nettoyage, restauration, consommables… En quelques jours, les équipements et les prestataires passent d’un fonctionnement estival à une activité à pleine charge.
Voici la checklist de rentrée du DET :
1. CVC : vérifier la ventilation et la climatisation avant la rentrée
Après un été marqué par des périodes de fonctionnement réduit, certains équipements peuvent nécessiter une vérification avant la reprise. C’est notamment le cas des installations de chauffage, ventilation et climatisation (CVC). Un enjeu de taille, alors que le mercure peut encore grimper début septembre. Selon une étude publiée en mai 2026 par Allianz Trade, la production horaire des salariés diminue de 3% à chaque degré supplémentaire dans la fourchette de 30 à 35°C.
Il est donc nécessaire de vérifier l’état des filtres, particulièrement sur les équipements ayant fonctionné en continu pour maintenir une température acceptable pendant les épisodes de chaleur. Un filtre encrassé peut réduire les performances de l’installation et dégrader la qualité de l’air. Il faut également passer en revue les réglages : températures de consigne, horaires de fonctionnement, programmation des équipements et éventuels modes « été » ou « vacances ».
2. Sécurité et accès : tout doit être opérationnel le jour J
Autre vérification clé : s’assurer que les dispositifs de sécurité sont prêts à reprendre leur fonctionnement normal. Les badges des nouveaux arrivants doivent être créés et activés, tandis que les droits d’accès des collaborateurs ayant changé de service ou de bâtiment doivent être actualisés. Un bon réflexe consiste également à vérifier que les anciens accès ont bien été désactivés. Côté sécurité, les alarmes, les issues de secours et les dispositifs de contrôle doivent être opérationnels. Même logique pour les extincteurs et autres équipements de sécurité.
3. Anticiper le choc de charge
À la rentrée, de nombreux services et zones retrouvent leur rythme habituel : nettoyage, espaces d’accueil, restauration collective, ascenseurs, sanitaires, espaces communs, zones de pause, etc. Le DET doit donc vérifier si les effectifs de nettoyage sont suffisants dès la première semaine ou encore que le restaurant collectif, les fontaines à eau ou les machines à café sont configurés pour absorber la hausse de fréquentation.
4. Consommables : les petits oublis qui deviennent vite visibles
Savon, papier toilette, essuie-mains, sacs poubelle, produits d’entretien, café… Ces consommables sont rarement au cœur des préoccupations du DET pendant l’été. Pourtant, ils peuvent rapidement devenir le premier sujet de conversation à la rentrée. Un stock dimensionné pour un mois d’août calme peut être insuffisant dès que les effectifs habituels retrouvent les locaux. Il faut donc profiter de la fin des vacances pour vérifier les niveaux de stock et anticiper les délais de livraison.
5. Reconfirmer les plannings des prestataires
Nettoyage, sécurité, maintenance, accueil, restauration… Certains contrats prévoient des effectifs ou des fréquences réduits pendant les vacances. Avant la rentrée, il faut donc vérifier que chacun revient bien au niveau de service prévu. Un simple point avec les principaux prestataires quelques jours avant le retour des occupants peut éviter de nombreuses déconvenues.
6. Qualité de l’air : attention au bâtiment qui a trop dormi
Un bâtiment peu occupé pendant plusieurs semaines n’a pas forcément bénéficié d’un air de bonne qualité. Une ventilation réduite peut favoriser un air stagnant dans certains espaces. Avant la rentrée, il est donc pertinent de contrôler les paramètres de qualité de l’air dans les espaces sensibles : salles de réunion, open spaces, restauration, etc. Lorsque l’aération est assurée par une ventilation mécanique, il convient de respecter un débit minimal d’air neuf de 25 m³/h par occupant dans les bureaux et 30 m³/h dans les locaux de restauration ou de réunion. Ces valeurs figurent dans l’article R4222-6 du Code du travail, issu du décret n° 2008-244 du 7 mars 2008. C’est d’autant plus important que la qualité de l’air intérieur peut avoir des conséquences sur le bien-être, la concentration et la santé des occupants. Une étude menée par des chercheurs de l’Université Harvard et publiée dans la revue scientifique Environmental Research Letters en septembre 2021 montre qu’une meilleure qualité de l’air améliore significativement les capacités cognitives, notamment la concentration, la prise de décision et la réactivité. Pour disposer d’une vision précise et en temps réel de la qualité de l’air, les DET peuvent s’appuyer sur des capteurs dédiés. À titre d’exemple, les capteurs de qualité de l’air MerciYanis mesurent notamment le CO₂, la température et l’humidité, afin d’identifier rapidement les situations nécessitant une action.
7. Garder une trace : la checklist ne vaut que si elle est tracée
Dernier point : il est essentiel de conserver la preuve que les vérifications ont été réalisées. Qui a contrôlé les filtres ? Quand les extincteurs ont-ils été vérifiés ? Les badges des nouveaux arrivants ont-ils été activés ? Les prestataires ont-ils confirmé leur planning ?
Une plateforme de ticketing comme MerciYanis permet justement de centraliser et de tracer ces différentes actions : chaque demande, intervention ou vérification peut être enregistrée, suivie et tracée, avec une visibilité sur ce qui a été fait et par qui.
« En plus d’être utile et facile d’utilisation pour les collaborateurs, la plateforme MerciYanis permet à notre équipe d’avoir une vraie visibilité sur les tâches de nos prestataires et sur l’état général du bâtiment »
Souligne d’ailleurs Laetitia Margottin, responsable de l’environnement de travail au sein du groupe Up Coop.
Cette traçabilité permet aussi de capitaliser d’une année sur l’autre. Plutôt que de reconstruire la checklist à chaque rentrée, les équipes disposent d’un historique des contrôles, des incidents rencontrés et des actions réalisées.
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En bref
La rentrée est le bon moment pour vérifier les équipements, anticiper la hausse de fréquentation et s’assurer que les prestataires et les services sont prêts à reprendre leur rythme normal. Mais au-delà des contrôles, l’enjeu est aussi de garder une trace de ce qui a été vérifié et réalisé, pour pouvoir réagir rapidement en cas de problème et capitaliser d’une rentrée à l’autre.
