Quels outils pour l'environnement de travail et ses occupants ?

Comment trouver le couteau suisse de la gestion de l'environnement de travail, cet outil multifonction qui fait tout bien, et avec le sourire ? Dans cet article, je vous présenterai des acteurs clés du marché qui proposent des solutions adaptées à ces différents besoins, et nous aborderons les critères essentiels à considérer pour choisir l'outil ou les outils les plus adaptés à votre entreprise.

Publié le

11.9.2023

par

Alexia Benhaim

Ah, la gestion de l'environnement de travail ! Entre la quête du confort ultime pour les collaborateurs (spoiler : ce n'est pas seulement une question de machine à café haut de gamme), la jonglerie avec les coûts énergétiques, et cette petite voix dans notre tête qui nous rappelle de "sauver la planète", le rôle des directions de l'environnement de travail est plus complexe qu’il n’y paraît.

Évidemment, chaque décision a son lot de conséquences domino. Alors comment intégrer toutes ces dimensions dans une stratégie cohérente et efficace ?

Comment trouver le couteau suisse de la gestion de l'environnement de travail, cet outil multifonction qui fait tout bien, et avec le sourire ?

Dans cet article, je vous présenterai des acteurs clés du marché qui proposent des solutions adaptées à ces différents besoins, et nous aborderons les critères essentiels à considérer pour choisir l'outil ou les outils les plus adaptés à votre entreprise.

🎁 Bonus : une infographie vous attend à la fin de l’article !

Une approche intégrée pour un environnement de travail optimal

Dans le monde professionnel actuel, créer un environnement de travail qui soit à la fois sain, sûr, agréable et durable est devenu une priorité incontournable. Pour réussir dans cette démarche, il ne suffit pas de se concentrer sur un seul aspect : une approche intégrée s'impose.

Les responsabilités techniques

Les directions de l'environnement de travail ont un large éventail de tâches techniques à gérer, y compris (liste non exhaustive bien sûr 🙃) :

  • La gestion des espaces et du bâtiment
  • La surveillance et la réduction des dépenses énergétiques
  • La maintenance préventive et curative des installations

💡 Si vous voulez rentrer dans le détail, nous avons toute une catégorie d’articles sur le sujet !

Le bien-être des collaborateurs

Le confort et la santé des employés sont cruciaux pour leur productivité et leur engagement :

  • Ergonomie des espaces de travail
  • Qualité de l'air et du climat intérieur
  • Programmes de bien-être et de santé mentale

💡Pour en savoir plus sur le rapport entre qualité de l’air et productivité au travail, j’en parle dans cet article !

L'impact environnemental

Avec une prise de conscience croissante des enjeux environnementaux, il est devenu indispensable de :

  • Réduire l'empreinte carbone
  • Favoriser des pratiques durables, comme le recyclage ou l'utilisation de fournitures écologiques
  • Mettre en œuvre des politiques de responsabilité sociale et environnementale

Une approche fragmentée, qui traiterait ces domaines en silos, est vouée à l'échec. Ils sont en effet interdépendants : une mauvaise gestion énergétique peut affecter l'empreinte environnementale ET le confort des collaborateurs, tandis qu'un manque d'attention au bien-être des employés peut entraîner une baisse de la productivité, affectant à son tour la rentabilité de l'entreprise… C’est un cercle vicieux, vous voyez l’image.

Les outils du marché

La question cruciale qui découle naturellement de cette réflexion est donc : comment trouver le ou les outils qui permettent de mettre en œuvre cette approche intégrée ? Je vous en présente quelques unes, chacune avec ses atouts et ses limites bien sûr. C’est un point de départ pour réfléchir à ce qui est le plus important dans VOTRE entreprise, et surtout que tout est lié !

Pilotage de l'environnement de travail

Le pilotage de l'environnement de travail nécessite une approche intégrée qui prend en compte les besoins en termes d'espace, de ressources, de confort, de prestataires... Voici quelques acteurs clés dans ce domaine :

  • Metrikus : Propose des dashboards de suivi en temps réel pour la qualité de l'air, l'utilisation des espaces et autres indicateurs clés.
  • Planon : Offre des solutions de gestion immobilière et d'infrastructure.
  • Mission : Focalisé sur la gestion des ressources et des espaces, Mission propose des outils d'analyse et de rapport.
  • MerciYanis : Une solution tout-en-un pour le pilotage de l'environnement de travail, intégrant gestion des espaces, bien-être des collaborateurs et même maintenance des équipements.

Réservation d'espaces et de salles

Gérer efficacement les espaces de travail et les salles s’avère indispensable à l’heure du flex office et du télétravail. De nombreux acteurs ont émergé, en voici quelques uns :

  • Deskare : Permet de réserver des espaces de travail partagés ou privés.
  • Sharing Cloud : Propose des solutions pour la gestion des ressources numériques et physiques.
  • Moffi : Offre des fonctionnalités similaires, avec une interface utilisateur conviviale.

Santé et bien-être des collaborateurs

La santé mentale et physique des employés est un facteur clé pour la réussite d'une entreprise… et pour l’attraction et la rétention de ses talents.

  • Prestataires de propreté : Jouent un rôle clé dans la maintenance des conditions sanitaires.
  • MerciYanis : Propose des fonctionnalités pour digitaliser la gestion des prestations de propreté.
  • Headspace : Une application de méditation et de mindfulness pour améliorer la santé mentale.

💡 Si comme nous, les sujets autour de la propreté en entreprise vous intéressent, nous avons une catégorie entière dédiée à ces sujets 🙂

Gestion des installations du bâtiment

La gestion des installations concerne la maintenance des équipements et des espaces :

  • Prestataires de facility management : Offrent des services complets de maintenance et de gestion.
  • UpKeep : Une solution de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO).
  • MerciYanis : Intègre également des fonctionnalités de gestion des installations, et a créé des intégrations avec des FMers et GMAO pour faciliter la communication et la gestion.

💡 GMAO, facility management, types de maintenances… on débroussaille ces sujets dans ces articles !

Fournitures et pratiques durables

Adopter une approche durable est le nouveau must pour les entreprises modernes :

  • LOUIS: Offre des fournitures de bureau écologiques.
  • Slean: Propose des solutions pour réduire le gaspillage.
  • Greenoffice: Fournit des produits de bureau durables.
  • Bluedigo: Plateforme en ligne offrant une gamme de produits de bureau écoresponsables.

Vie au travail et communication

La communication efficace est la clé du succès, et de plus en plus de solutions débarquent sur le marché pour proposer une nouvelle expérience au travail aux collaborateurs.

  • Slack/Teams: Plateformes de communication en temps réel pour les entreprises.
  • Café: Une solution pour favoriser les rencontres informelles et la cohésion d'équipe.
  • Witco: Application centrée sur le bien-être et la communication.
  • Steeple: Plateforme de communication interne destinée à améliorer l'engagement des employés.

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Comment choisir le bon outil pour la gestion de l'environnement de travail ?

Une fois qu’on connait les outils, comment choisir parmi tous ceux qui existent ?

Quelques pistes :

Coût et retour sur investissement (ROI)

Investissement initial vs coûts à long terme

Les coûts initiaux peuvent varier considérablement d'une solution à l'autre. Cependant, il est important de ne pas s'arrêter à cette seule variable. Prenez également en compte les coûts d'exploitation, de maintenance et les frais de licences périodiques.

Impact sur la productivité

Analysez comment la solution peut améliorer la productivité des employés. Une meilleure gestion des espaces peut-elle réduire les déplacements inutiles ? Les fonctionnalités de bien-être peuvent-elles réduire le taux d'absentéisme ?

Adaptabilité et évolutivité

Intégration avec d'autres systèmes

Assurez-vous que l'outil que vous choisissez peut s'intégrer facilement avec les autres systèmes que vous utilisez déjà : l’interopérabilité est clé dans la digitalisation de la gestion de l’environnement de travail. Les sujets traités sont tellement variés et interconnectés, que miser sur le mauvais outil par manque d’intégrations ou d’évolutivité pourrait vite être pénalisant (+1 point pour MerciYanis là-dessus 😉).

Capacité à évoluer avec l'entreprise

Il est également important que l'outil puisse s'adapter à la croissance et aux changements au sein de votre entreprise. Vérifiez si la solution offre des options d'évolutivité, comme des modules complémentaires ou des forfaits personnalisables.

Support et formation

Assistance Technique

Une assistance technique réactive et compétente est cruciale. Évaluez le niveau de support offert : temps de réponse, disponibilité, et compétences techniques de l'équipe de support. Il n’y a rien de pire que mettre en place un nouvel outil pour nous faire gagner du temps, et en perdre ou se retrouver bloqués parce que le service client n’est pas au rendez-vous.

Programmes de formation

Le meilleur outil ne sera utile que si votre équipe sait comment l'utiliser efficacement. Vérifiez si le fournisseur offre des formations initiales et continues pour vous aider à tirer le meilleur parti de la solution.

💡 Chez MerciYanis on croit énormément à ce facteur pour la réussite de nos projets. Nous suivons et accompagnons nos clients au quotidien (et pas juste une fois après la signature), et ils nous le rendent bien dans leurs retours d’expérience !

Tests et évaluations

C’est comme à l’école ou dans un nouveau contrat : il peut être utile de réaliser une période de test (un PoC) ou un projet pilote avant de prendre une décision. Demandez si un essai gratuit ou une démonstration est disponible pour évaluer l'adéquation de l'outil aux besoins de votre entreprise !

Le choix de la solution de gestion de l'environnement de travail idéale doit être une décision éclairée, basée sur une évaluation complète des besoins, des coûts, et des avantages à long terme. Prenez le temps de comparer les différentes options et n'hésitez pas à consulter des avis et des études de cas pour vous aider dans votre choix.

Et si vous voulez voir comment MerciYanis peut transformer votre environnement de travail, écrivez-nous sur notre chatbot en bas à droite ou cliquez ici !

Infographie : Mapping des solutions pour les DET | MerciYanis
Infographie : Mapping des solutions pour les DET | MerciYanis

Ce qu’il faut retenir :

✅ La gestion de l’environnement de travail nécessite une approche intégrée

✅ De nombreux outils existent pour répondre à des problématiques plus ou moins larges : il faut les choisir en fonction des besoins de votre entreprise

✅ Pour choisir le bon outil, il faut l’évaluer sur des critères objectifs de ROI, support et interopérabilité

Proposez des locaux sains, sûrs, agréables et durables grâce à MerciYanis.

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