Microsoft Teams révolutionne la communication en entreprise

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Actus & Co

"Microsoft Teams est l’endroit où les utilisateurs pourront faire tout ce qu’ils ont besoin de faire" a confié la vice présidente de One Commercial Partner (en charge des relations avec les partenaires de Microsoft) en octobre 2019, et c'est bien ce qui s'est passé.

🤯 En quoi Microsoft Teams est un outil hors du commun ?

Microsoft Teams est un hub de collaboration dédié à l'entreprise, disponible sur ordinateur et mobile, qui fait partie, comme son nom le laisse présager, du groupe d'applications Microsoft Office 365. Son utilisation est d'ailleurs facilement actionnable (inclus dans tous les plans Office 365) et fait le bonheur de tous les clients professionnels de Microsoft.

💡#1 - Mais, c'est simplement un chat ?

Microsoft Teams application
Crédit : https://bit.ly/2B1SiS7

Véritable alliée des entreprises, cette plateforme collaborative permet de fluidifier les échanges entre les collaborateurs. Ciao la montagne d'e-mails, toutes les conversations sont alors centralisées au même endroit permettant de communiquer dans les meilleures conditions, en temps réel. Tout cela nous donne envie de dire qu'il s'agit d'un outil pour collaborer comme les autres. Cependant, Microsoft Teams, de par sa polyvalence est bien plus que ça.

Au-delà d'être un outil permettant de discuter facilement avec son équipe de travail, Microsoft Teams offre de nombreuses fonctionnalités : chat, création d'équipes et de canaux de communication, partage de fichiers, partage d'écran, tableau blanc explicatif à remplir, visioconférence, appel vocal, planification de réunion (synchronisation des agendas), zone de recherche (éléments, personnes...), prise de commentaires, insertion de contenus divers (mèmes, gif, emojis...), organisation des tâches de chacun, enregistrement des réunions pour les absents...

De plus, les produits Microsoft peuvent être ajoutés à n'importe quel chat : OneNote (pour prendre des notes), la suite Office pour se partager tout type de document et pouvoir les modifier en direct (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint...)... Ça aussi c'est fini, plus la peine de renvoyer les fichiers modifiés à chaque fois, ils peuvent dorénavant l'être par toutes les personnes concernées, directement sur l'application Teams. L'historique des conversations est bien entendu également sauvegardé en toute sécurité (normes de conformité Microsoft), permettant de garder des traces écrites de toutes les discussions et décisions pouvant être prises.

Crédit : https://www.marksgroup.net/

Passer à Microsoft c'est bien plus qu'intégrer un nouvel outil de communication, il est question de révolutionner, grâce à un outil intuitif, sa façon de communiquer dans sa globalité : les échanges sont structurés que ce soit avec des personnes internes à l'entreprise ou externes, et toutes les fonctionnalités pouvant être utilisées permettent de gagner un temps considérable. Et c'est sans oublier le fait que les groupes de discussion peuvent accueillir jusqu'à 999 personnes, l'idéal pour les grandes entreprises.

💡#2 - Conséquences de la crise sanitaire liée au Covid-19 ?

On n'est pas sans savoir que la crise sanitaire a eu des conséquences sur tous les secteurs et toutes les entreprises. Tandis que certaines d'entre elles ne pouvaient pas faire autrement, d'autres ont mis en place ou du moins ont intensifié le télétravail autant que faire se peut. D'ailleurs fin avril, Microsoft a annoncé que le nombre d’utilisateurs actifs quotidiens de Teams avait dépassé le cap des 75 millions contre 44 millions six semaines plus tôt. Cette forte croissance témoigne du besoin important qu'ont ressenti les entreprises pour trouver de nouvelles manières de communiquer et d'organiser leur travail.

En effet, grâce aux nombreuses fonctionnalités qu'offre la plateforme, les entreprises sont parvenues, à différentes échelles, à continuer leur activité dans les meilleures conditions imaginables. Certains se demandent même si le télétravail ne deviendrait pas la nouvelle norme. Cet outil a donc permis, de (presque) tout faire à distance, en toute sécurité.

En règle générale, en dehors de la crise sanitaire, il n'est pas rare que les collaborateurs soient amenés à travailler à l'extérieur de leur lieu de travail. Grâce à Microsoft Teams, ils trouvent le moyen d'avoir accès à tous les documents nécessaires, de pouvoir avancer sur différents sujets même lorsqu'ils sont en déplacement, et de visualiser à distance l'avancée de chacun des projets en cours.

💻 Un système d’application tout-en-un ?

Crédit : Teams

Encore une grande fonctionnalité sur Microsoft Teams : ce sont les applications disponibles ! Dans l'objectif d'avoir un espace de travail et de collaboration le plus complet qu'il puisse l'être, il est possible de le personnaliser avec des applications qui répondent à divers besoins. Au final cette plateforme collaborative permet d'avoir tous les outils en main afin de construire des projets de A à Z.

On peut y dénicher de nombreuses applications, on y trouve d'ailleurs leur description, leur certification, leur version etc. Ce sont tant des applications Microsoft comme Microsoft Stream pour le partage de vidéos préenregistrées, que des applications de partenaires extérieurs comme  Polly qui propose de mettre en place des sondages. Développer des applications c'est aussi possible en utilisant des outils mit à disposition dans Teams, avec peu de code.

🗯️ Le chatbot MerciYanis conçu pour les services généraux

💡#1 - MerciYanis a son chatbot Teams ?

Comme l'a annoncé Anthony Virapin, Directeur des programmes start-up France chez Microsoft, il y a un mois de cela, nous sommes partenaire Microsoft Teams !

Microsoft Teams et MerciYanis
Source : https://bit.ly/3evh7oe

En effet, le ChatBot MerciYanis, est officiellement la 400ème application certifiée par Microsoft Teams. Cette application destinée aux responsables de l'environnement de travail, permet de centraliser les requêtes de tous les utilisateurs au sein d'une même plateforme, afin de ne plus être noyé de mails ou interpellé à chaque pause-café.

💡#2 - À quoi ça sert exactement ?

Le fait d'utiliser un outil déjà employé en interne facilite la prise en main et l'adhésion des collaborateurs. Ainsi ils peuvent faire des demandes en quelques secondes et suivre l'avancée de ces dernières en direct. Du côté des services généraux, la plateforme MerciYanis leur permet de réunir toutes les demandes, de visualiser en un coup d'oeil où elles en sont, et de les gérer en quelques clics : un gain de temps et une bonne gestion des interventions !

🤜🏼 La solution MerciYanis est actuellement en place chez plus de 40 clients dans toute la France, tels que EDF, BNP Paribas et le groupe FNAC/Darty. Si vous voulez en savoir plus : demandez une démo !

Ce qu'il faut retenir ?

✅ Microsoft Teams est un hub de collaboration aux multiples fonctionnalités

✅ De nombreuses applications y sont disponibles pour gérer tous les projets en équipe

✅ Le chatbot MerciYanis à destination des services généraux vous attend.

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