En bref : Il n'existe pas de taux de foisonnement universel : le bon ratio postes/collaborateurs dépend des usages réels de chaque entreprise et de chaque service, qui ne se devinent qu'à partir de la donnée d'occupation. Un foisonnement bien piloté, ajusté dans la durée avec la DSI et la DRH, évite la saturation autant que les bureaux vides dans la semaine, et transforme l'optimisation des surfaces en économies mesurables.
Né de l’essor du télétravail, le flex office s’est imposé comme une transformation majeure dans les politiques d’aménagement du bureau. Plus de bureau attitré : chacun s’installe le matin là où son activité l’appelle. D’après une enquête de la Fondation Jean Jaurès en 2021, 16 % des salariés de bureau français étaient concernés par ce mode de fonctionnement. Un chiffre qui aurait grimpé à 26 % selon JLL trois ans plus tard. Bien que le flex office ait d’abord séduit les directions par sa promesse d’économies, c’est surtout sa réécriture de l’environnement de travail d’une entreprise qui intéresse les responsables généraux, les directions immobilières et des ressources humaines. Reste à traduire cette ambition en mètres carrés. C’est le rôle du taux de foisonnement (ou taux de flex), le rapport entre le nombre de postes et le nombre de collaborateurs : un ratio de 0,7 signifie sept postes pour dix salariés, les repères du marché oscillant le plus souvent entre 0,6 et 0,8.
Pourquoi le « bon » taux n’existe pas
Un taux de foisonnement n’est pas qu’une décision immobilière : c’est une lecture de l’occupation réelle. Copier le ratio du voisin revient à réduire une question d’usages à une simple équation. Or le flex office ne se plie pas à l’arithmétique : ce n’est pas parce que la moitié des salariés télétravaillent qu’il suffit de diviser les mètres carrés par deux. Encore faut-il absorber les pics de fréquentation et financer les espaces collaboratifs que la réduction de surface est censée libérer. L’espace, du reste, ne fait pas tout : les travaux de la sociologue du travail Anca Boboc rappellent qu’un plateau partagé ne crée pas mécaniquement de la collaboration, et que les usages se co-construisent en lien avec le travail réel.
Or ce travail varie d’une entreprise à l’autre, d’un service à l’autre. Un taux trop agressif, et c’est la course au poste le mardi ; un taux trop prudent, et l’on paie des mètres carrés déserts le vendredi par exemple. Malgré les grandes tendances qui se dessinent à travers les études, le bon taux ne doit pas se copier, mais bel et bien se mesurer. A fortiori lorsque les schémas d’occupation bougent !
La méthode : partir de la donnée d’occupation
La seule base fiable de cette mesure est l’usage observé, en respectant plusieurs étapes :
- Mesurer la présence réelle sur plusieurs semaines à l’aide de capteurs IoT, de badges, d’outils de réservation et d’une plateforme de pilotage pour cartographier les pics et les creux chaque jour.
- Décliner par service : une équipe commerciale nomade ne se dimensionne pas comme un pôle comptable sédentaire ; en pratique, les ratios s’étalent souvent de 0,3 à 0,9.
- Garder une marge : caler le ratio sur le pic récurrent, et non sur la moyenne, pour absorber les jours chargés sans frustration.
- Simuler avant de trancher : projeter plusieurs ratios sur les présences observées permet d’arbitrer entre économies et confort en connaissance de cause.
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Casser les silos
L’enjeu financier justifie effectivement l’effort sur la donnée : un poste de travail coûte plus de 11 000 € par an, si bien qu’une réduction maîtrisée du nombre de postes se chiffre vite en centaines de milliers d’euros et libère du budget sur d’autres postes de dépenses. Preuves à l’appui à présenter en comité de direction.
Fixer le bon taux de foisonnement déborde ainsi largement le périmètre du seul DET. La direction des systèmes d’information fournit les outils de réservation et sécurise les données d’occupation. La direction des ressources humaines cadre l’accord de télétravail, veille à l’équité entre équipes et porte l’accompagnement. Le DET, lui, orchestre la donnée et l’aménagement. Une plateforme comme MerciYanis sert ici de socle commun pour un projet à plusieurs mains. Un taux de foisonnement décidé en silo est un chantier voué à l’échec.
Fixer, puis ajuster
Un ratio n’est jamais gravé dans le marbre. Sa réussite tient autant à la méthode qu’à l’accompagnement. Il faut expliquer le pourquoi, poser des règles de vie claires telles que le clean desk, la réservation, les journées d’équipe et, surtout, réviser le curseur à mesure que les usages évoluent. Les meilleurs projets prévoient des analyses et des points de mesure réguliers et corrigent le ratio, service par service, dès que la fréquentation se déplace.
C’est là que réside la valeur de la donnée d’occupation puisqu’elle ne sert pas qu’à fixer le ratio, elle permet d’ajuster les services aux occupants en cascade, de la propreté à l’usage aux approvisionnements, en passant par les maintenances IT, au plus près de la fréquentation réelle. Le meilleur taux de foisonnement n’est donc pas un chiffre atteint une fois pour toutes, mais un équilibre que la donnée aide à tenir dans la durée.
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