Optimisation des services généraux en cas de sous-location des étages : le guide pour la gestion des espaces de travail

Dans le paysage dynamique de l'immobilier d'entreprise, de plus en plus d'entreprises choisissent de sous-louer des étages de leurs bâtiments. Cette tendance est motivée par la transition vers le flex office et le télétravail, ainsi que par la hausse des coûts de l'immobilier et de l'énergie. Face à cette évolution, les services généraux sont confrontés à de nouveaux défis en termes de gestion et d'organisation de l'environnement de travail.

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Être sous-locataire : une contrainte ?

Les responsabilités des services généraux en cas de sous-location

La sous-location d'étages ajoute une couche supplémentaire de complexité à la gestion des services généraux. Ils doivent gérer à la fois les relations avec le propriétaire de l'immeuble, l'entreprise locataire et les prestataires de services externalisés (comme la propreté ou la maintenance).

Relations avec le propriétaire

Les services généraux doivent maintenir une communication ouverte et transparente avec le propriétaire pour s'assurer que tous les aspects du contrat de location sont respectés. Ils doivent également coordonner avec le propriétaire pour toute maintenance ou réparation majeure.

Gestion de la sous-location

Les services généraux doivent également gérer les accords de sous-location. Cela implique de veiller à ce que les sous-locataires respectent les termes de leur accord, de coordonner l'entretien et les réparations dans les espaces sous-loués, et de gérer les conflits éventuels.

Coordination avec les prestataires externalisés

Les services généraux doivent coordonner étroitement avec les prestataires externalisés pour garantir la propreté et l'entretien des espaces de travail. Il est important de définir clairement les responsabilités et les attentes pour éviter les malentendus.

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Quid du choix des prestataires ?

En principe, les services généraux d'une entreprise qui sous-loue des espaces n'ont pas l'obligation d'utiliser les mêmes prestataires que l'entreprise locataire. Cependant, cela peut dépendre des termes spécifiques du contrat de location et du contrat de sous-location.

Dans certains cas, le contrat de location peut stipuler que certaines fonctions, comme la maintenance du bâtiment, doivent être gérées par un prestataire spécifique. Dans ce cas, les services généraux de l'entreprise qui sous-loue devront travailler avec ce prestataire.

Si le contrat de location ne contient pas de telles stipulations, les services généraux de l'entreprise qui sous-loue ont plus de liberté pour choisir leurs propres prestataires. Cela peut leur permettre de choisir des prestataires qui répondent le mieux à leurs besoins spécifiques et à leurs objectifs de gestion de l'environnement de travail (en énergie par exemple).

Comme d’habitude, la communication est clé : même si les services généraux peuvent choisir leurs propres prestataires, ils doivent encore coordonner étroitement avec l'entreprise locataire et le propriétaire du bâtiment. Cela peut inclure le partage d'informations sur les travaux de maintenance prévus, la gestion des problèmes qui se posent, et la garantie que toutes les parties respectent leurs obligations contractuelles respectives.

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Une gestion facilitée et une autonomie intéressante

Pourquoi choisir la sous-location ?

Selon nous, il y a 5 avantages majeurs à choisir la sous-location :

1. La flexibilité

Pour les entreprises en pleine croissance ou en transition, la sous-location peut offrir une solution temporaire idéale. De plus, cela permet à l'entreprise de déménager ou de réduire son espace de travail plus rapidement si nécessaire.

2. Les économies financières

Les espaces de sous-location peuvent souvent être loués à un tarif inférieur à celui du marché, ce qui peut aider les entreprises à économiser sur les coûts immobiliers. De plus, le sous-bailleur peut récupérer une partie des coûts fixes du bail principal.

3. L’accessibilité à des emplacements de premier ordre

Souvent, les espaces de sous-location sont disponibles dans des bâtiments de premier ordre ou dans des zones hautement désirables où les espaces de location traditionnels peuvent être hors de portée pour certaines entreprises.

4. La réduction des déchets

En sous-louant des espaces inutilisés, les entreprises peuvent contribuer à réduire le gaspillage d'espace commercial et encourager une utilisation plus efficace des ressources immobilières.

5. Les aménagements existants

Les espaces de sous-location sont souvent entièrement aménagés et équipés, ce qui peut permettre aux sous-locataires de s'installer et de commencer à travailler plus rapidement.

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Des outils et stratégies pour optimiser la gestion de l’environnement de travail

Même dans le contexte de la sous-location, les services généraux ont le potentiel d'implémenter une variété d'outils pour optimiser la gestion de l'environnement de travail et du bâtiment.

Capteurs d'occupation

Pour surveiller l'utilisation de l'espace en temps réel, ce qui peut être particulièrement utile dans un environnement de bureau flexible. Ils peuvent fournir des informations sur les zones de travail les plus utilisées, aider à optimiser l'utilisation de l'espace et contribuer à réduire les coûts.

Capteurs de consommation d'énergie

Pour surveiller et de gérer la consommation d'énergie, ce qui peut entraîner une réduction significative des coûts. Ils peuvent également aider à identifier les domaines où des améliorations en matière d'efficacité énergétique peuvent être réalisées.

Systèmes de détection de panne

Pour détecter et signaler toute anomalie ou panne au sein du système de chauffage, ventilation et climatisation (CVC) ou d'autres systèmes essentiels du bâtiment. Ces systèmes peuvent aider à prévenir les problèmes majeurs et à planifier les opérations de maintenance de manière plus efficace.

Outils de communication

Pour faciliter la coordination entre les services généraux, les locataires, les sous-locataires et les prestataires de services. Elles peuvent également servir de canal pour la transmission rapide de l'information en cas d'urgence ou de changements importants… et servir aux occupants !

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Ces technologies peuvent considérablement améliorer la capacité des services généraux à gérer et à maintenir les espaces de travail. Leur mise en œuvre doit être soigneusement planifiée pour garantir leur conformité avec tous les contrats de location et de sous-location en vigueur, et des partenariats stratégiques avec les prestataires externalisés sera indispensable !