Pourquoi et comment choisir une badgeuse en entreprise ?

Depuis longtemps implantée dans l’industrie, la pointeuse-badgeuse ne s’est démocratisée que récemment dans le secteur tertiaire. Malgré les questions qu’elle soulève, la badgeuse s’avère pourtant un outil fiable pour comptabiliser le temps de travail, sécuriser les locaux et protéger les travailleurs isolés. 

Les grandes fonctions de la badgeuse en entreprise 

Vous hésitez à installer des badgeuses dans vos locaux ? Voici pourquoi un nombre croissant d’entreprises tertiaires franchissent le pas.

Une badgeuse, késako ?

Pour les retardataires, une petite leçon de rattrapage s’impose ! Une badgeuse est un dispositif de pointage permettant de décompter les heures de présence d’un collaborateur au travail. Dans ce cas de figure, elle fait partie d’un équipement plus complexe, comprenant notamment :

• Des badges de pointage
• Un terminal de pointage
• Un logiciel ou une application de gestion du temps. 

Utilisée par les industriels depuis plusieurs décennies déjà, la badgeuse a su évoluer avec son temps. Voici les grandes étapes de son histoire :

• La pointeuse mécanique : démocratisée au XIXe siècle, elle reposait sur un système d’horlogerie mécanique et l’utilisation d’une fiche cartonnée.
• La pointeuse numérique : elle est plus performante et plus rapide que son aînée. La fiche cartonnée est remplacée par une carte à code-barre, qui permet un traitement fiable des données. 
• La badgeuse : couplée à un logiciel de gestion, elle permet à l’employeur de traiter un nombre plus important de données que la pointeuse numérique. 
• La badgeuse mobile : très simple à mettre en place, elle offre aux télétravailleurs la possibilité de signaler leurs heures de travail ou leurs déplacements par l’intermédiaire d’une application mobile. 
• Les pointeuses digitales ou biométriques : certaines caractéristiques physiques et comportementales du collaborateur sont utilisées pour lui donner accès aux locaux.

Les avantages de la badgeuse

Considérée par ses détracteurs comme un outil de surveillance, la badgeuse peut en réalité rendre de fidèles services à vos collaborateurs. Comme l’histoire nous le montre, il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises inventions, mais simplement de bonnes ou de mauvaises utilisations !

👁️ Optimisation de l’organisation : les données recueillies par les badgeuses permettent aux services compétents de profiter d’une vue d’ensemble sur l’activité de l’entreprise. Elles offrent une vision globale des populations présentes sur les différents sites. 

🕘 La prévention des conflits : en utilisant une badgeuse, les risques d’oubli des horaires de travail sont réduits. En cas de litiges, vos collaborateurs disposeront de données fiables pour défendre leur cas. Au regard de la loi, ces derniers devront avoir librement accès aux données comptabilisant les heures de présence.

📋 L’automatisation des règles de paie : un dispositif de pointage performant est capable d’automatiser le décompte des heures de travail effectuées dans des conditions spéciales. Pensons notamment aux heures supplémentaires, aux horaires de nuit ou aux primes de froid. 

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Pointeuse-badgeuse : ce que dit la loi 

L’utilisation d’une badgeuse au sein de l’entreprise est bien entendu encadrée par la loi. Voici ce que dit la législation française à ce sujet.

• La loi oblige les entreprises à prendre les mesures nécessaires pour décompter le temps de travail de leurs collaborateurs. Cette obligation s’impose bien entendu à l’ensemble du personnel relevant du Code du Travail, indépendamment du niveau de hiérarchie. En accord avec la LOI n° 2018-727 du 10 août 2018 et la LOI n° 2018-771 du 5 septembre 2018, La DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) se charge d’infliger les pénalités aux entreprises manquant à cette responsabilité. 
• Les entreprises devront formellement avertir leurs collaborateurs avant d’installer un système de pointage. Elles sont notamment dans l’obligation de leur faire part des finalités poursuivies, de la durée de conservation des données et de leur droit d’opposition pour motif légitime.
• Depuis l’entrée en vigueur du règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016, autrement connu sous le nom de RGPD, l’employeur n’est plus tenu de déclarer l’installation d’une badgeuse auprès de la CNIL. Le fichier doit désormais être inscrit au registre des traitements.

Les entreprises n’ayant pas averti les responsables du personnel du déploiement d’un système de badgeage ne pourront pas utiliser les données récoltées comme preuve à l’encontre des salariés. 

Bon à savoir : Quid des QR Code ?

Votre budget est serré ? Il est possible d'utiliser un QR code ou des boutons connectés pour du pointage en y associant les données Entrée et Sortie. L'agent n'a qu'à flasher le QR code, s'identifier et valider son arrivée et son départ. Un téléphone et du réseau seront nécessaires.

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Chez MerciYanis, la badgeuse n’a pas dit son dernier mot 

Vous commencez à nous connaitre. Férus de nouvelles technologies, nous souhaitons proposer aux services généraux et aux prestataires propreté des outils susceptibles de leur faciliter la vie. Nos badgeuses témoignent de cette volonté.

Faciles à installer, connectées et intégrables dans votre environnement informatique, elles répondent à des objectifs variés :

🔍 Améliorer la traçabilité des interventions : nos badgeuses connectées permettent d’enregistrer le passage de vos collaborateurs et de vos prestataires externes. Selon vos besoins et la politique de votre société, le badgeage pourra être anonyme ou nominatif. 

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🛡️ Assurer la sécurité des travailleurs isolés : nos solutions sont capables de générer des alertes automatiques lorsque l’un de vos collaborateurs ne s’est pas présenté aux heures habituelles. Nos badgeuses contribueront ainsi à la sécurité de vos équipes travaillant sur des sites éloignés ou isolés. 

Pssst : Si vous voulez en savoir plus sur les solutions et la réglementation pour protéger les travailleurs isolés, nous faisons le point dans📊.

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📊 Prendre de la hauteur sur la gestion des locaux : les données collectées par nos badgeuses vous permettront de construire un reporting personnalisé. Engagement de vos agents, temps de présence, probabilité d’absence, vision en temps réel du personnel présent : tant de statistiques que vous ne manquerez pas d’analyser ! 

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